Assessments anlegen

Assessments anlegen

Relevant für: Organisationsadministrator*innen, Administrator*innen (siehe "Nutzer*innen-Rollen im Cockpit")
Um ein neues Assessment anzulegen, klicken Sie in der Übersicht über die Assessments oben rechts auf “Neues Assessment” oder falls Sie sich auf einer anderen Seite im Cockpit befinden zunächst auf “Assessments” oben links in der Kopfzeile und anschließend auf der nächsten Seite auf “Neues Assessment”. 
Es öffnet sich eine neue Seite “Neues Assessment” mit verschiedenen Optionen.  

Allgemein

Hier können Sie unter “Allgemein” die folgenden Felder ausfüllen:
  1. Unter “Name” können Sie den Namen des Assessments festlegen. Unter diesem Namen können Sie das Assessment später auch in der Übersicht wiederfinden.
  2. Unter “Zielposition” können Sie festlegen, für welche Position Sie das Assessment durchführen.
  3. Unter “Organisation” können Sie mithilfe des Dropdown-Menüs auswählen, welcher Organisation Sie das Assessment zuordnen möchten. Hier können Sie zwischen allen Organisationen, auf die Sie Zugriff haben, wählen (siehe “Übersicht Organisationen”).
  4. Unter “Startdatum” und “Enddatum” tragen sie das entsprechende Datum und die Uhrzeit ein, zu dem das Assessment beginnen und enden soll.
  5. Unter “Beschreibung” können Sie optional weitere Informationen zum Assessment als Text hinterlegen. Um den vorgegebenen Kasten zu vergrößern klicken Sie unten rechts auf die gestrichelte Ecke und ziehen das Feld größer. 
  6. Unter “Kompetenzmodell” können Sie auswählen, auf Basis welcher Vorlage das Assessment durchgeführt werden soll. Hier können Sie bereits erstellte Vorlagen auswählen. Dabei wird neben dem Namen der Vorlage auch die Organisation angezeigt, sodass Sie in dem Feld nach beidem suchen können. Sofern Sie eine bereits erstellte Vorlage ausgewählt und dem Assessment hinzugefügt haben, erscheint der “Anpassen-Button” rechts in organisationsspezifischer Farbe und ist nicht mehr ausgegraut. 
    Mit einem Klick auf “Anpassen” öffnet sich ein     Pop-Up-Fenster, in dem alle Kompetenz Cluster und Kompetenzen dieser Vorlage angezeigt werden. Wenn Sie nicht alle Kompetenzen und Cluster in das neue Assessment übernehmen wollen, können Sie diese entsprechend mit einem Klick auf die Kästchen links neben dem Namen abwählen. Standardmäßig sind zu Beginn alle Kompetenzen und Cluster der Vorlage ausgewählt. Ausgewählte Kompetenzen/Cluster werden mit einem weißen Häkchen auf farbigem Hintergrund angezeigt. Bei abgewählten Kompetenzen/Clustern ist das Kästchen links neben dem Namen leer. Sofern nicht alle Kompetenzen eines Cluster ausgewählt sind, erscheint ein “-” in dem Kästchen. Dasselbe gilt für die Kategorie “Alle auswählen”. 
    Mit einem Klick auf das Kästchen links neben “Alle auswählen” können Sie entweder alle Kompetenzen mit einem Klick abwählen oder mit einem erneuten Klick wieder alle Kompetenzen hinzufügen.  Wenn Sie ein Kompetenz Cluster abwählen, werden automatisch alle zugehörigen Kompetenzen ebenfalls abgewählt. Sie haben allerdings auch die Möglichkeit, einzelne Kompetenzen eines Clusters aus- und abzuwählen. Klicken Sie auf “Speichern”, um Ihre angepasste Vorlage ins Assessment zu übernehmen oder klicken Sie auf “Abbrechen”, um die ursprüngliche Vorlage beizubehalten. Alternativ können Sie ein Assessment auch zunächst ohne Vorlage erstellen und diese später hinzufügen. Für weitere Infos zu Vorlagen siehe “Vorlagen anlegen und bearbeiten”. 


  1. Unter “Report” können Sie auswählen auf Basis welcher Vorlage die kandidat*innenspezifischen Reports am Ende des Assessments erstellt werden sollen. Klicken Sie dazu in das Feld unter “Report” und es erscheint ein Pop-up-Fenster “Reports auswählen”. Hier können Sie ein Häkchen in das Feld neben dem Namen der gewünschten Vorlage machen, um sie dem Assessment hinzuzufügen. Sie können auch mehrere Vorlagen auswählen und dem Assessment hinzufügen. 
    Sobald Sie mit der Maus über den Namen des Reports fahren, erscheint rechts ein kleines “    Augen-Symbol”. Mit einem Klick darauf öffnet sich die Vorlage in einem neuen Fenster. Hier können Sie sich die Vorlage, eine Vorschau Ihrer individuellen Vorlage oder beides parallel ansehen. So stellen Sie sicher, dass Sie dem Assessment die richtige Report Vorlage hinzufügen. Weitere Informationen zu der Vorschau der Report-Vorlagen finden Sie     hier. Bei vielen erstellten Vorlagen können Sie mit dem Suchfeld eine spezifische Vorlage durch die Eingabe des Namens der Vorlage suchen.
    Klicken Sie auf “    Speichern”, um Ihre Auswahl beizubehalten oder auf “Abbrechen”, um Ihre Auswahl zu verwerfen. Die Auswahl einer Report-Vorlage beim Anlegen des Assessments ist optional.
Sie können hier nur Vorlagen auswählen, die Sie bereits erstellt und unter “Vorlagen” hochgeladen haben. Mehr dazu erfahren Sie hier. 


Assessment Workflow

Unter “Assessment Workflow” können Sie eine zeitliche Automatisierung des Workflows vornehmen. 
Die Zeitleiste zeigt die möglichen Stati an, in denen sich das Assessment befinden kann und die jeweiligen Zeitspannen, bis das Assessment in den nächsten Status überführt wird (weitere Informationen zu den Stati der Assessments finden Sie hier). 
Es gibt drei verschiedene Zeitspannen zwischen den Stati:
  1. Assessment aktivieren: Wechsel vom Entwurf-Status in den Aktiv-Status,
  2. Assessment abschließen: Wechsel vom Aktiv-Status in den Abgeschlossen-Status und
  3. Assessment
    löschen: Wechsel vom Abgeschlossen-Status zu gelöscht. Hier können Sie zwischen zwei verschiedenen Optionen wählen. Entweder Sie wählen die Möglichkeit der “Insights Archivierung” oder die Option “Gelöscht”. Wenn Sie “Insights Archivierung” auswählen, werden alle personenbezogenen Daten gelöscht
    und die übrigen Daten werden für die Insights genutzt; z.B. stehen die Ratings noch für die Insights zur Verfügung. 
    Für Assessments bedeutet das konkret, dass die hinterlegte Organisation und Zielposition sowie Datum und Zeitraum bestehen bleiben, aber Dateien, Zeitpläne und sonstige Beschreibungen gelöscht werden.
    Personenbezogenen Daten der Kandidat*innen, wie Name, E-Mail-Adresse und spezifische Dateien werden ebenfalls gelöscht; Geburtsjahr, Geschlecht, Sprache und Position, sowie die Ergebnisse von den Tests der Testintegrationen bleiben erhalten.
    Die Rolle des*der Beobachter*in, sowie die User*innen-Rolle in der Applysia Software bleiben erhalten; zugeordnete Dateien werden gelöscht.
    Im Kompetenzmodell werden Namen und Dateien gelöscht; Übungen, Cluster, Kompetenzen, Verhaltensanker, die Skala und Organisation werden für die Insights genutzt.
    Alle Bewertungen, konsolidierten Werte und die Selbsteinschätzung bleiben bestehen. Alle allgemeinen Notizen und Kompetenznotizen werden gelöscht.
    Wenn Sie stattdessen die Option “Gelöscht” wählen, werden die Assessments
    vollständig gelöscht und nicht für die Insights genutzt.
Eine Woche bevor das jeweilige Assessment gelöscht wird (entweder nur die personenbezogenen Daten oder vollständig), erhält der*die erste Moderator*in des jeweiligen Assessments eine E-Mail und wird darüber informiert, dass die Daten nach einer Woche nicht mehr vorhanden sein werden. Die Daten sollten daher bei Bedarf vorab gesichert werden.
Standardmäßig erscheinen hier die Einstellungen, die beim Anlegen der Organisation hinterlegt worden sind. Durch die Zuordnung des Assessments zu einer Organisation werden die Einstellungen der Organisation automatisch auf das Assessment übertragen. Weitere Informationen finden Sie hier.

Diese Einstellungen können Sie für das Assessment jederzeit anpassen, indem Sie auf den Button “Workflow Bearbeiten” klicken. Es öffnet sich ein Pop-up-Fenster. 

Die Einstellungen für den Assessment Workflow, die Sie hier auswählen, werden nur für das Assessment, das Sie gerade neu erstellen, übernommen. 
Sie können die drei Zeitspannen zwischen den Status-Änderungen und die Löschoption der Assessments nach Ihrem individuellen Bedarf anpassen. Weitere Optionen zum Bearbeiten des Assessment Workflows finden Sie hier.  

Klicken Sie auf “Übernehmen”, um das Pop-up Fenster zu schließen. Ihre Änderungen werden übernommen und Sie befinden sich dann wieder auf der “Assessment anlegen”-Übersichtsseite.
Sie können den Workflow auch bei Assessments bearbeiten, die bereits im “Abgeschlossen”-Status sind.


Funktionen

Außerdem gibt es verschiedene “Funktionen”, die Sie für das jeweilige Assessment an- und abwählen können, indem Sie rechts außen auf die “Schalter” klicken, sodass Sie farblich oder grau hinterlegt sind. 
  1. Mit der Option “Automatische Konsolidierung” wird automatisch der Mittelwert der hochgeladenen Bewertungen der Beobachter*innen berechnet und als konsolidierter Wert eingestellt. Mehr dazu finden Sie unter “Konsolidieren”.
  2. Mit dem “Scheduler” kann der Ablaufplan Ihres Assessments in einem Terminplaner verwaltet werden, wodurch die Erstellung individueller Zeitpläne für die Beobachter*innen möglich ist. Mehr Informationen zu dieser Funktion finden Sie unter “Ablaufplan/Scheduler”. 
  3. Durch Aktivierung von “Notizen Teilen”, können Moderator*innen in der Konferenz die Notizen aller Beobachter*innen zu den unterschiedlichen Kandidat*innen in den verschiedenen Übungen einsehen. Mehr dazu finden Sie unter “Einzelansicht Kandidat*innen”.
  4. Außerdem können Sie unter “Zugang zu Testergebnissen einschränken” auswählen, wer die Testergebnisse der Kandidat*innen sehen darf. Standardmäßig ist diese Funktion deaktiviert, sodass alle Beobachter*innen (normale Beobachter*innen, stille Beobachter*innen und Moderator*innen) die Testergebnisse der Kandidat*innen einsehen können. Aktivieren Sie den Schieberegler rechts mit einem Klick darauf, wenn nur Moderator*innen die Testergebnisse einsehen sollen.
  5. Mit der Funktion “PDF-Dokumente im Kandidat*innen-Portal mit Wasserzeichen überlagern” fügen Sie allen PDF-Dokumenten, die Sie über das Kandidat*innen-Portal mit den Kandidat*innen teilen, ein Wasserzeichen hinzu. Dieses Wasserzeichen enthält den Namen des*der jeweiligen Kandidat*in und das aktuelle Datum. Das Wasserzeichen wird nur in der Ansicht im Kandidat*innen-Portal angezeigt. Bei Dokumenten, die von den Kandidat*innen heruntergeladen werden dürfen, enthält die heruntergeladene Version kein Wasserzeichen.

Branding

Unter “Branding” können Sie einstellen, wie das jeweilige Assessment in der Beobachtungsoberfläche dargestellt werden soll.
Wählen Sie dazu im Dropdown-Menü aus, welches Branding Sie hinterlegen möchten. Hier stehen Ihnen drei Optionen zur Verfügung:
  • “Workspace”,
  • “Organisation”, der das Assessment zugeordnet ist, oder
  • “Benutzerdefiniert”. 
Standardmäßig ist das Branding des Workspaces ausgewählt.
Sofern Sie eine der Optionen “Workspace” oder “Organisation” wählen, werden automatisch Ihre Branding-Einstellungen, die Sie im Workspace (siehe “Workspace verwalten”) bzw. in der Organisation (siehe “Organisation anlegen”) vorgenommen haben, übernommen. Die Einstellungen für die Farbe und das Logo können Sie daher nicht beim Anlegen des Assessments verändern. Navigieren Sie dafür zu den Einstellungen des Workspaces bzw. der Organisation.

Falls für die Organisation kein Logo hinterlegt ist, wird das Logo des Workspaces verwendet. 
Wenn Sie die Option “Benutzerdefiniert” wählen, stellen Sie das Branding für das spezifische Assessment manuell ein. 
  1. Um die Farbe des Assessments individuell anzupassen, klicken Sie auf “Auswählen”. Sie können dann per RGB, HSL oder HEX eine individuelle Farbe einstellen. Durch Klicken auf die “Pipette” können Sie eine Farbe auf Ihrem Bildschirm auswählen (z.B. eine Farbe des Logos). 
  2. Außerdem können Sie ein benutzerdefiniertes “Logo” einstellen. Klicken Sie dazu auf “Datei hochladen” und wählen Sie ein Bild (PNG, JPG) aus oder fügen Sie ein Bild per Drag&Drop in das vorgesehene Feld hinzu.
Wenn Sie kein assessment-spezifisches Branding einstellen, dann wird das Branding des Workspaces für das jeweilige Assessment übernommen. 

Um das Assessment zu erstellen, klicken Sie unten rechts auf “Speichern”.



Nach dem Speichern öffnet sich eine neue Seite mit Ihrem erstellten Assessment. Auf der linken Seite erscheint ein Navigationsmenü, über das Sie auf verschiedene Einstellungen zugreifen können. Im Artikel “Assessments bearbeiten” werden die jeweiligen Einstellungen näher erläutert. 

Sie können das erstellte Assessment aber auch jederzeit über die Übersicht der Assessments, also durch Klicken auf “Assessments” wiederfinden und öffnen. 
Oben unter der Kopfzeile sehen Sie jederzeit, in welchem Bereich von Applysia Sie sich befinden. Klicken Sie dort, um zwischen den verschiedenen Bereichen zu navigieren. 

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