Workspace verwalten

Relevant für: Workspace-Owner*innen (siehe "Nutzer*innen-Rollen")

Klicken Sie in der Administrationsoberfläche oben rechts zunächst auf Ihren Namen oder den Pfeil neben dem Namen und anschließend auf "Einstellungen". Sie gelangen dann in das Einstellungsmenü.

Dem Menü auf der linken Seite können Sie entnehmen, dass Sie sich zunächst im Bereich "Account" befinden. Klicken Sie nun auf "Einstellungen" unter "Workspace", um den Bereich zu wechseln. Hier sehen Sie eine Übersicht der aktuellen Einstellungen für Ihren Workspace.

Um vorgenommene Änderungen zu bestätigen, klicken Sie in der jeweiligen Unterkategorie oben rechts auf "Speichern".

Einstellungen

Allgemeine Informationen

Unter "Allgemeine Informationen" können Sie Ihren Workspace Namen ändern und die Subdomain Ihres Workspaces, also den Namen des Workspaces, einsehen. Um diesen zu ändern, wenden Sie sich bitte an den Applysia-Support.

Den Workspace Namen geben Sie und alle Nutzer*innen Ihres Workspaces bei der Anmeldung in der Administrations- und Beobachtungsoberfläche in Ihrer Browserzeile ein ("[IhrWorkspaceName].applysia.app").

Als Workspace-Owner*in haben Sie von uns eine E-Mail mit Ihrer zuvor festgelegten Domain und einem Passwort erhalten, welches nach dem erstmaligen Login erneuert werden muss. Ansonsten wurde Ihnen die Domain in der Einladungs-E-Mail mitgeteilt, die Sie von Applysia oder Ihrer*m Workspace-Owner*in erhalten haben.

Assessment Workflow

Unter "Assessment Workflow" können Sie eine zeitliche Automatisierung des Workflows vornehmen. Sie können entweder vorab für den gesamten Workspace einstellen, wann ein Assessment automatisch aktiviert, abgeschlossen oder gelöscht werden soll, oder Sie nehmen diese Status-Änderungen manuell vor.

Die Zeitleiste zeigt die möglichen Status an, in denen sich die Assessments befinden können und die jeweiligen Zeitspannen, bis die Assessments in den nächsten Status überführt werden (weitere Informationen zu den Status der Assessments finden Sie hier).

Es gibt drei verschiedene Zeitspannen zwischen den Status:

Assessment aktivieren: Wechsel vom Entwurf-Status in den Aktiv-Status,
Assessment abschließen: Wechsel vom Aktiv-Status in den Abgeschlossen-Status und
Assessment löschen: Wechsel vom Abgeschlossen-Status zu gelöscht. Hier können Sie zwischen zwei verschiedenen Optionen wählen. Entweder Sie wählen die Möglichkeit der "Insights Archivierung" oder die Option "Gelöscht". Wenn Sie "Insights Archivierung" auswählen, werden alle personenbezogenen Daten gelöscht und die übrigen Daten werden für die Insights genutzt; z. B. stehen die Ratings noch für die Insights zur Verfügung.

Für Assessments bedeutet das konkret, dass die hinterlegte Organisation und Zielposition sowie Datum und Zeitraum bestehen bleiben, aber Dateien, Zeitpläne und sonstige Beschreibungen gelöscht werden.
Personenbezogene Daten der Kandidat*innen, wie Name, E-Mail-Adresse und spezifische Dateien werden ebenfalls gelöscht; Geburtsjahr, Geschlecht, Sprache und Position, sowie die Ergebnisse von den Tests der Testintegrationen bleiben erhalten.
Die Rolle des*der Beobachter*in, sowie die User*innen-Rolle in der Applysia Software bleiben erhalten; zugeordnete Dateien werden gelöscht.
Im Kompetenzmodell werden Namen und Dateien gelöscht; Übungen, Cluster, Kompetenzen, Verhaltensanker, die Skala und Organisation werden für die Insights genutzt.
Alle Bewertungen, konsolidierten Werte und die Selbsteinschätzung bleiben bestehen. Alle allgemeinen Notizen und Kompetenznotizen werden gelöscht.

Wenn Sie stattdessen die Option "Gelöscht" wählen, werden die Assessments vollständig gelöscht und nicht für die Insights genutzt.

Eine Woche bevor das jeweilige Assessment gelöscht wird (entweder nur die personenbezogenen Daten oder vollständig), erhält der*die erste Moderator*in des jeweiligen Assessments eine E-Mail und wird darüber informiert, dass die Daten nach einer Woche nicht mehr vorhanden sein werden. Die Daten sollten daher bei Bedarf vorab gesichert werden.

Per Default erfolgt das Aktivieren Ihrer Assessments manuell, d. h. wann immer Sie sich dazu entscheiden, in den Assessments den Status zu verändern. Daher sehen Sie zwischen den beiden Status die Kennzeichnung "manuell". Das Abschließen und Löschen erfolgt automatisch, d. h. ohne dass Sie dafür aktiv eine Status-Änderung vornehmen müssen. In der Zeitleiste wird Ihnen zwischen den entsprechenden Status dann die Dauer angezeigt. Außerdem ist standardmäßig die "Insights Archivierung" als Löschoption hinterlegt.

Diese Einstellungen können Sie jederzeit anpassen, indem Sie auf den Button "Workflow Bearbeiten" klicken. Es öffnet sich ein Pop-up-Fenster.

Die Einstellungen für den Assessment Workflow, die Sie hier auswählen, werden standardmäßig für alle Assessments, die Sie neu erstellen, übernommen. Weitere Informationen dazu finden Sie hier.

Bitte beachten Sie, dass die hier beschriebenen Einstellungen nur von Workspace-Owner*innen vorgenommen werden können.

Sie können die drei Zeitspannen zwischen den Status-Änderungen und die Löschoption der Assessments nach Ihrem individuellen Bedarf anpassen.

Klicken Sie dazu in das Kästchen links neben "Automatisch", um die automatisierte Status-Änderung für alle neu erstellten Assessments zu aktivieren. Das bedeutet, dass Sie den Status der Assessments dann nicht mehr händisch verändern müssen. In dem ausgegrauten Feld darunter erscheint per Default eine Zahl (bzw. ist bereits hinterlegt, sofern die automatische Status-Änderung bereits aktiviert war). Diese können Sie anpassen, indem Sie mit dem Cursor in das Feld navigieren und entweder die dann erscheinenden Pfeiltasten nach oben und unten nutzen oder eine neue Zahl eingeben.

Die Anpassung der Zeitspannen erfolgt bei allen drei Status-Änderungen identisch.

Für das Aktivieren können Sie eine gewünschte Anzahl in Stunden vor dem Startdatum des Assessments hinterlegen. Standardmäßig sind hier 24 Stunden eingestellt. Um das Assessment abzuschließen, können Sie eine beliebige Dauer in Tagen nach dem Enddatum des Assessments eintragen. Standardmäßig sind hier 90 Tage hinterlegt.

Unabhängig von der Automatisierung der Status-Änderungen, können Sie Assessments jederzeit wieder manuell reaktivieren. Sofern Sie das Assessment dann erneut abschließen möchten, müssen Sie diese Änderung auch manuell vornehmen.

Die Dauer bis zur Löschung der Assessments können Sie in Wochen nach Abschluss der Assessments angeben. Per Default sind 26 Wochen eingestellt.

Klicken Sie in das Feld ganz rechts und wählen mithilfe des Dropdown-Menüs die Löschoption - ob "Insights Archivierung" oder "Gelöscht" - aus.

Die Zeitspannen, die Sie hinterlegen, beziehen sich auf das Start- und Enddatum des jeweiligen Assessments (weitere Informationen zum Festlegen eines Start- und Enddatums in Ihren Assessments finden Sie hier).

Klicken Sie auf "Übernehmen", um das Pop-up Fenster zu schließen. Ihre Änderungen werden gespeichert und Sie befinden sich dann wieder auf der "Workspace Einstellungen"-Übersichtsseite.

Branding

Unter "Branding" können Sie benutzerdefinierte Farben und ein Logo für Ihren Workspace einstellen.

Sie können eine individuelle "Theme Farbe der Beobachtungsoberfläche" einstellen (RGB-, HSL- oder Hex-Code), indem Sie auf "Auswählen" klicken.
Unter "Theme Farbe der Administrationsoberfläche" wählen Sie eine Farbe aus, in der dann zum Beispiel die Speichern-Buttons in der Administrationsoberfläche erscheinen. Hier wählen Sie durch Anklicken aus den vorgegebenen Farben aus.
Außerdem können Sie ein benutzerdefiniertes Logo einstellen. Klicken Sie dazu auf "Datei hochladen" und wählen Sie ein Bild (PNG, JPG) aus oder fügen Sie ein Bild per Drag & Drop in das vorgesehene Feld hinzu.

Berechtigungen

Unter "Berechtigungseinstellungen" können Sie festlegen, welche Berechtigungen Benutzer*innen mit verschiedenen Nutzer*innen-Rollen haben sollen. Standardmäßig können auch Administrator*innen Organisationen erstellen, bearbeiten und löschen. Mit einem Klick auf den Schieberegler rechts können Sie diese Berechtigung ausschalten. Dann können nur Workspace-Owner*innen die Organisationen verwalten.

Authentifizierung

Anmeldung

Passwort Authentifizierung

Unter "Passwort Authentifizierung" können Sie mithilfe des Schiebereglers rechts auswählen, ob ein Login in die Applysia-Software über E-Mail-Adresse und Passwort möglich sein soll. Diese Einstellung können Sie in Abhängigkeit davon ändern, ob Sie die Single Sign-On Funktion (siehe unten) nutzen. Klicken Sie dazu auf den Schieberegler, um die jeweilige Einstellung zu aktivieren oder zu deaktivieren.

Passwortloser Login

Unter "Passwortloser Login" können Sie festlegen, ob es möglich sein soll, dass sich Nutzer*innen in Ihrem Workspace ohne Passwort anmelden können. Ist die Funktion aktiviert, können Nutzer*innen beim Login lediglich ihre E-Mail-Adresse eingeben. Anschließend wird ihnen ein Anmeldelink an die angegebene E-Mail-Adresse versendet, über den sie sich direkt in die Software einloggen können. Dieser Link ist 20 Minuten gültig.

Wenn der passwortlose Login aktiviert ist, wird die Option zum Zurücksetzen des Passworts auf der Login-Seite ausgeblendet.

Multi-Faktor-Authentifizierung erzwingen

Unter "Multi-Faktor-Authentifizierung erzwingen" können Sie mithilfe des Schiebereglers rechts auswählen, ob Sie die Nutzung eines zweiten Faktors für jeden Login in die Applysia-Software für jede*n Nutzer*in im Workspace erzwingen möchten. Dadurch muss bei jedem Login ein 6-stelliger Code eingegeben werden, um sich zusätzlich zum Passwort erfolgreich einloggen zu können, welches durch Apps wie beispielsweise Google Authenticator oder Microsoft Authenticator generiert wird.

Sofern Nutzer*innen noch kein Gerät als zweiten Faktor eingerichtet haben, werden sie beim nächsten Login gezwungen, dieses Gerät einzurichten und können erst die Software wieder verwenden, wenn ein Gerät erfolgreich eingerichtet wurde. Bei Verlust des Gerätes können Backup-Codes verwendet werden, um wieder Zugang zum Account zu erhalten. Weitere Informationen finden Sie hier.

Auch wenn die Verwendung der Multi-Faktor-Authentifizierung für jede*n Nutzer*in freiwillig ist, kann diese durch eine*n Workspace-Owner*in für alle User*innen als verpflichtend eingestellt werden.

OpenID Connect

Unter "OpenID Connect" können Sie den Login in die Administrations- und Beobachtungsoberfläche per Single Sign-On aktivieren. Mit dem Schieberegler rechts können Sie diese Funktion flexibel an- und abwählen. Der Login per Single Sign-On ermöglicht das Einloggen mit denselben Zugangsdaten, die Sie bereits zum Login an Ihrem Computer oder für Dienste am Arbeitsplatz nutzen, wie z. B. Microsoft Entra ID oder via Google. Weitere Informationen dazu finden Sie hier.

Künstliche Intelligenz

Unter "KI" können Sie die KI-Funktionen für Ihren Workspace verwalten, indem Sie alle KI-Features mit dem Schieberegler rechts aktivieren oder deaktivieren. So entscheiden Sie übergreifend für alle Nutzer*innen, ob KI-Funktionen zur Verfügung stehen.

Nutzung

Unter "Nutzung" können Sie als Workspace-Owner*in die Lizenznutzung Ihres gesamten Workspaces einsehen. Die Daten werden in einem Säulendiagramm und einer ergänzenden Auflistung dargestellt. Über den Button "CSV herunterladen" rechts oberhalb des Diagramms können Sie die Daten als CSV-Datei exportieren.

Oberhalb des Diagramms können Sie den gewünschten Zeitraum auswählen. Über das Dropdown-Menü "Benutzer*in" legen Sie fest, ob Ihnen die Nutzung durch Kandidat*innen oder Beobachter*innen angezeigt werden soll. Die Übersicht zeigt Ihnen, wie viele Kandidat*innen im ausgewählten Zeitraum assessiert wurden beziehungsweise wie viele Beobachter*innen in diesem Zeitraum Assessments durchgeführt haben.

In der Auflistung "Kandidat*innen nach Organisation" werden Kandidat*innen der Organisation zugeordnet, in der sich ihr Assessment zum Zeitpunkt der ersten Bewertung befand.

Vor Juli 2026 wurde die Organisation von Kandidat*innen nicht erfasst. Eine Auswertung nach Organisationen ist daher erst ab diesem Zeitpunkt möglich. Auch für Beobachter*innen ist für Zeiträume vor Juli 2026 ist keine Aufschlüsselung der Lizenznutzung nach Organisationen möglich.

Bei der Auswertung von Beobachter*innen gibt die Zeile "Einmalig gezählt" die Gesamtanzahl eindeutiger Beobachter*innen an. Dabei wird jede Person nur einmal gezählt, auch wenn sie innerhalb des ausgewählten Zeitraums in mehreren Organisationen aktiv war. Die Zeile "Keine Organisation" umfasst Beobachter*innen mit aktivem Account, die im ausgewählten Zeitraum keiner Organisation zugeordnet werden konnten, beispielsweise weil sie keine Bewertungen in einem Assessment vorgenommen haben.

Die Summe der Beobachter*innen über alle Organisationen hinweg kann höher ausfallen als der Wert unter "Einmalig gezählt". Das liegt daran, dass Beobachter*innen innerhalb eines Monats in mehreren Organisationen aktiv sein können und für jede Organisation separat gezählt werden.

Lizenznutzungslimits werden in der Verbrauchsübersicht nicht angezeigt.

Audit-Log

Unter "Audit-Log" können Sie als Workspace-Owner*in die Änderungen in Ihrem Workspace nachvollziehen. Die Übersicht protokolliert wichtige Aktionen, beispielsweise das Bearbeiten oder Löschen von Assessments und Organisationen sowie das Erstellen, Bearbeiten oder Löschen von Kandidat*innen, Benutzer*innen und Dokumenten.

Über die Suchfunktion können Sie die protokollierten Änderungen gezielt durchsuchen, um beispielsweise nachzuvollziehen, was mit einem bestimmten Assessment oder anderen Daten passiert ist. Zusätzlich können Sie über den Button "Filter" rechts neben dem Suchfeld weitere Filterkriterien festlegen:

Zeitraum: Schränken Sie die angezeigten Einträge auf einen bestimmten Zeitraum ein.
Aktion: Wählen Sie durch Anklicken eine oder mehrere der Aktionen "Erstellt", "Geändert" und "Gelöscht" aus.
Ressourcentyp: Wählen Sie über das Dropdown-Menü den gewünschten Ressourcentyp aus.
Benutzer*in: Wählen Sie über das Dropdown-Menü eine bestimmte Benutzerin oder einen bestimmten Benutzer aus.

Die Filter sind optional und können beliebig miteinander kombiniert werden. Nachdem Sie die gewünschten Filter festgelegt haben, klicken Sie auf "Filtern", um die Übersicht entsprechend einzugrenzen. Über "Abbrechen" schließen Sie das Pop-up-Fenster, ohne die ausgewählten Filter anzuwenden.

Sobald Sie Filter angewendet haben, erscheint oberhalb der Übersicht eine zusätzliche Zeile mit den aktiven Filterkriterien. Über "Zurücksetzen" können alle Filter gleichzeitig entfernt werden. Alternativ können einzelne Filter über das jeweilige "x" neben dem Filterkriterium gelöscht werden. Die Übersicht wird anschließend automatisch aktualisiert.

Die Übersicht enthält die folgenden Spalten: Datum, Aktion, Ressourcentyp, Ressource, zugehörige Ressource und Benutzer*in. Wenn viele Einträge vorhanden sind, werden diese auf mehrere Seiten verteilt. Unterhalb der Übersicht können Sie über "Weiter" oder die angezeigten Seitenzahlen zwischen den Seiten wechseln.

Das Audit-Log dient ausschließlich der Einsicht in protokollierte Änderungen. Die Einträge können nicht bearbeitet werden.