Organisation verwalten (und Branding anpassen)

Relevant für: Organisationsadministrator*innen (siehe "Nutzer*innen-Rollen im Cockpit")

Klicken Sie (im Cockpit) oben rechts zunächst auf Ihren Namen / den Pfeil und anschließend auf “Einstellungen”. Sie befinden sich jetzt automatisch im Einstellungsmenü. 

Dem Menü auf der linken Seite können Sie entnehmen, dass Sie sich zunächst im Bereich “Account” befinden. Klicken Sie nun auf “Organisation”, um den Bereich zu wechseln. 

Hier sehen Sie eine Übersicht der aktuellen Einstellungen Ihrer Organisation. 

Allgemeine Informationen

Unter “Allgemeine Informationen” können Sie Ihren “Organisationsnamen” ändern und die “Subdomain” Ihrer Organisation, also den Workspace-Namen, einsehen. Um diesen zu ändern, wenden Sie sich bitte an den Applysia Support. 

Den Workspace-Namen geben Sie und alle Nutzer*innen Ihrer Organisation bei der Anmeldung in der Administrations- und Beobachtungsoberfläche in Ihrer Browserzeile ein (“[IhrWorkspaceName].applysia.app”). Als Organisationsadministrator*in haben Sie von uns eine E-Mail mit Ihrer zuvor festgelegten „Domain“ und einem Passwort erhalten, welches nach dem erstmaligen Login erneuert werden muss. Ansonsten wurde Ihnen die Domain in der Einladungs-Email mitgeteilt, die Sie von "Applysia" oder Ihrer*m Organisationsadministrator*in erhalten haben. 

Assessment Workflow

Unter “Assessment Workflow” können Sie eine zeitliche Automatisierung des Workflows vornehmen. Sie können entweder vorab für den gesamten Workspace einstellen, wann ein Assessment automatisch aktiviert, abgeschlossen oder gelöscht werden soll, oder Sie nehmen diese Status-Änderungen manuell vor.

Die Zeitleiste zeigt die möglichen Stati an, in denen sich die Assessments befinden können und die jeweiligen Zeitspannen, bis die Assessments in den nächsten Status überführt werden (weitere Informationen zu den Stati der Assessments finden Sie hier). 

Es gibt drei verschiedene Zeitspannen zwischen den Stati:

1. Assessment aktivieren: Wechsel vom Entwurf-Status in den Aktiv-Status,
   
2. Assessment abschließen: Wechsel vom Aktiv-Status in den Abgeschlossen-Status und
   
3. Assessment löschen: Wechsel vom Abgeschlossen-Status zu gelöscht. Hier können Sie zwischen zwei verschiedenen Optionen wählen. Entweder Sie wählen die Möglichkeit der “Insights Archivierung” oder die Option “Gelöscht”. Wenn Sie “Insights Archivierung” auswählen, werden alle personenbezogenen Daten gelöscht
   

   und die übrigen Daten werden für die Insights genutzt; z.B. stehen die Ratings noch für die Insights zur Verfügung. 
   

   Für Assessments bedeutet das konkret, dass die hinterlegte Organisation und Zielposition sowie Datum und Zeitraum bestehen bleiben, aber Dateien, Zeitpläne und sonstige Beschreibungen gelöscht werden.
   Personenbezogenen Daten der Kandidat*innen, wie Name, E-Mail-Adresse und spezifische Dateien werden ebenfalls gelöscht; Geburtsjahr, Geschlecht, Sprache und Position, sowie die Ergebnisse von den Tests der Testintegrationen bleiben erhalten.
   Die Rolle des*der Beobachter*in, sowie die User*innen-Rolle in der Applysia Software bleiben erhalten; zugeordnete Dateien werden gelöscht.
   Im Kompetenzmodell werden Namen und Dateien gelöscht; Übungen, Cluster, Kompetenzen, Verhaltensanker, die Skala und Organisation werden für die Insights genutzt.
   Alle Bewertungen, konsolidierten Werte und die Selbsteinschätzung bleiben bestehen. Alle allgemeinen Notizen und Kompetenznotizen werden gelöscht.

   Wenn Sie stattdessen die Option “Gelöscht” wählen, werden die Assessments
   

   vollständig gelöscht und nicht für die Insights genutzt.
   

   

   Eine Woche bevor das jeweilige Assessment gelöscht wird (entweder nur die personenbezogenen Daten oder vollständig), erhält der*die erste Moderator*in des jeweiligen Assessments eine E-Mail und wird darüber informiert, dass die Daten nach einer Woche nicht mehr vorhanden sein werden. Die Daten sollten daher bei Bedarf vorab gesichert werden.

Per Default erfolgt das Aktivieren Ihrer Assessments manuell, d.h. wann immer Sie sich dazu entscheiden, in den Assessments den Status zu verändern. Daher sehen Sie zwischen den beiden Stati die Kennzeichnung “manuell”. Das Abschließen und Löschen erfolgt automatisch, d.h. ohne dass Sie dafür aktiv eine Status-Änderung vornehmen müssen. In der Zeitleiste wird Ihnen zwischen den entsprechenden Stati dann die Dauer angezeigt. Außerdem ist standardmäßig die “Insights Archivierung” als Löschoption hinterlegt.

Diese Einstellungen können Sie jederzeit anpassen, indem Sie auf den Button “Workflow Bearbeiten” klicken. Es öffnet sich ein Pop-up-Fenster. 

Die Einstellungen für den Assessment Workflow, die Sie hier auswählen, werden standardmäßig für alle Assessments, die Sie neu erstellen, übernommen. Weitere Informationen dazu finden Sie hier.

Bitte beachten Sie, dass die hier beschriebenen Einstellungen nur von Organisationsadministrator*innen vorgenommen werden können.

Sie können die drei Zeitspannen zwischen den Status-Änderungen und die Löschoption der Assessments nach Ihrem individuellen Bedarf anpassen.

Klicken Sie dazu in das Kästchen links neben “Automatisch”, um die automatisierte Status-Änderung für alle neu erstellten Assessments zu aktivieren. Das bedeutet, dass Sie den Status der Assessments dann nicht mehr händisch verändern müssen. In dem ausgegrauten Feld darunter erscheint per Default eine Zahl (bzw. ist bereits hinterlegt, sofern die automatische Status-Änderung bereits aktiviert war). Diese können Sie anpassen, indem Sie mit dem Cursor in das Feld navigieren und entweder die dann erscheinenden Pfeiltasten nach oben und unten nutzen oder eine neue Zahl eingeben. 

Die Anpassung der Zeitspannen erfolgt bei allen drei Status-Änderungen identisch. 

Für das Aktivieren können Sie eine gewünschte Anzahl in Stunden vor dem Startdatum des Assessments hinterlegen. Standardmäßig sind hier 24 Stunden eingestellt. Um das Assessment abzuschließen, können Sie eine beliebige Dauer in Tagen nach dem Enddatum des Assessments eintragen. Standardmäßig sind hier 90 Tage hinterlegt. 

Unabhängig von der Automatisierung der Status-Änderungen, können Sie Assessments jederzeit wieder manuell reaktivieren. Sofern Sie das Assessment dann erneut abschließen möchten, müssen Sie diese Änderung auch manuell vornehmen.

Die Dauer bis zur Löschung der Assessments können Sie in Wochen nach Abschluss der Assessments angeben. Per Default sind 26 Wochen eingestellt. 

Klicken Sie in das Feld ganz rechts und wählen mithilfe des Dropdown-Menüs die Löschoption - ob “Insights Archivierung” oder “Gelöscht” - aus.

Die Zeitspannen, die Sie hinterlegen, beziehen sich auf das Start- und Enddatum des jeweiligen Assessments (weitere Informationen zum Festlegen eines Start- und Enddatums in Ihren Assessments finden Sie hier).  

Klicken Sie auf “Schließen”, um das Pop-up Fenster zu schließen. Ihre Änderungen werden übernommen und Sie befinden sich dann wieder auf der “Organisation Einstellungen”-Übersichtsseite.

Branding

Unter “Branding” können Sie benutzerdefinierte Farben und ein Logo für Ihren Workspace einstellen. 

1. Sie können eine individuelle “App Theme Farbe” für die Beobachtungsoberfläche (App) einstellen (RGB-, HSL- oder Hex-Code), indem Sie auf “Auswählen” klicken.
2. Unter “Cockpit Theme Farbe” wählen Sie eine Farbe aus, in der dann zum Beispiel die Speichern-Buttons in der Administrationsoberfläche (Cockpit) erscheinen. Hier wählen Sie durch Anklicken aus den vorgegebenen Farben aus. 
   
3. Außerdem können Sie ein benutzerdefiniertes “Logo” einstellen. Klicken Sie dazu auf “Datei hochladen” und wählen Sie ein Bild (PNG, JPG) aus oder fügen Sie ein Bild per Drag&Drop in das vorgesehene Feld hinzu. 
   

Passwort Authentifizierung

Unter “Passwort Authentifizierung” können Sie mithilfe des “Schiebereglers“ rechts auswählen, ob ein Login in die Applysia Software über E-Mail-Adresse und Passwort möglich sein soll. Diese Einstellung können Sie in Abhängigkeit davon ändern, ob Sie die Single Sign On Funktion (siehe unten) nutzen. Klicken Sie dazu auf den Schieberegler, um die jeweilige Einstellung zu aktivieren oder zu deaktivieren.

OpenID Connect

Unter “OpenID Connect” können Sie den Login in die Administrations- (Cockpit) sowie Beobachtungsoberfläche (App) per Single Sign On aktivieren. Mit dem “Schieberegler” rechts können Sie diese Funktion flexibel an- und abwählen. Der Login per Single Sign On ermöglicht das Einloggen mit denselben Zugangsdaten, die Sie bereits zum Login an Ihrem Computer oder für Dienste am Arbeitsplatz nutzen, wie z.B. Microsoft Azure Active Directory oder via Google. Weitere Informationen dazu finden Sie hier.

Um Änderungen zu speichern, klicken Sie oben auf “Speichern”.

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