Organisation anlegen

Organisation anlegen

Relevant für: Workspace-Administrator*innen, Administrator*innen (siehe “Nutzer*innen-Rollen im Cockpit”)
Um eine neue Organisation anzulegen, navigieren Sie zunächst in dem Reiter oben auf “Organisationen”. Klicken Sie dann in der Übersicht der Organisationen oben rechts auf “Neue Organisation”.
Es öffnet sich eine neue Seite “Organisation Name / Abteilungs Name” mit verschiedenen Optionen. 

Allgemein

Unter “Allgemein” können Sie grundlegende Informationen über die Organisation angeben:
  1. Unter “Name” geben Sie einen Namen für die Organisation ein. Unter diesem Namen können Sie die Organisation später auch in der Übersicht finden.
  2. Unter “Abteilung” können Sie festlegen, welcher Abteilung diese Organisation zugeordnet sein soll. Die Angabe einer Abteilung ist optional.
  3. Unter “Beschreibung” können Sie optional weitere Informationen zur Organisation als Text hinterlegen. Um den vorgegebenen Kasten zu vergrößern, klicken Sie unten rechts auf die gestrichelte Ecke und ziehen das Feld größer. 
  4. Außerdem können Sie festlegen, ob es Zugriffsbeschränkungen für die Organisation geben soll. Standardmäßig sind die Organisationen beim Anlegen als “öffentlich” gekennzeichnet, sodass alle Benutzer*innen mit der Rolle “Administrator*in” darauf zugreifen und diese verwalten können. Wählen Sie die Einstellung “privat”, wenn nur ausgewählte Benutzer*innen Zugriff auf diese Organisation haben sollen. Beim Erstellen einer privaten Organisation werden Sie als Administrator*in/Workspace Administrator*in dieser Organisation automatisch als Mitglied zugeordnet.

Assessment Workflow

Unter “Assessment Workflow” können Sie eine zeitliche Automatisierung des Workflows für die Assessments, die dieser Organisation zugeordnet sind, vornehmen. 
Die Einstellungen für den Assessment Workflow, die Sie hier auswählen, werden für die gesamte Organisation und alle Assessments, die Sie dieser Organisation zuordnen, übernommen. 
Die Zeitleiste zeigt die möglichen Stati an, in denen sich das Assessment befinden kann und die jeweiligen Zeitspannen, bis das Assessment in den nächsten Status überführt wird (weitere Informationen zu den Stati der Assessments finden Sie hier). 
Es gibt drei verschiedene Zeitspannen zwischen den Stati:
  1. Assessment aktivieren: Wechsel vom Entwurf-Status in den Aktiv-Status,
  2. Assessment abschließen: Wechsel vom Aktiv-Status in den Abgeschlossen-Status und
  3. Assessment löschen: Wechsel vom Abgeschlossen-Status zu gelöscht. Hier können Sie zwischen zwei verschiedenen Optionen wählen. Entweder Sie wählen die Möglichkeit der “Insights Archivierung” oder die Option “Gelöscht”. Wenn Sie “Insights Archivierung” auswählen, werden alle personenbezogenen Daten gelöscht und die übrigen Daten werden für die Insights genutzt; z.B. stehen die Ratings noch für die Insights zur Verfügung.
Diese Einstellungen können Sie jederzeit anpassen, indem Sie auf den Button “Workflow Bearbeiten” klicken. Es öffnet sich ein Pop-up-Fenster. Standardmäßig werden hier die Einstellungen übernommen, die der*die Workspace-Administrator*in für den gesamten Workspace vorgenommen hat. 

Sie können die drei Zeitspannen zwischen den Status-Änderungen und die Löschoption der Assessments nach Ihrem individuellen Bedarf anpassen. Weitere Optionen zum Bearbeiten des Assessment Workflows finden Sie hier.  
Klicken Sie auf “Übernehmen”, um das Pop-up Fenster zu schließen. Ihre Änderungen werden übernommen und Sie befinden sich dann wieder auf der “Organisation Name / Abteilungs Name”-Übersichtsseite.


Branding

Unter “Branding” können Sie einstellen, wie die Assessments, die dieser Organisation zugeordnet sind, in der Beobachtungsoberfläche (App) dargestellt werden sollen.

Die Einstellungen für das Branding, die Sie hier auswählen, werden für die gesamte Organisation und alle Assessments, die Sie dieser Organisation zuordnen, übernommen. 
  1. Um die Farbe des Assessments individuell anzupassen, klicken Sie auf “Auswählen”. Sie können dann per RGB, HSL oder HEX eine individuelle Farbe einstellen. Durch Klicken auf die “Pipette” können Sie eine Farbe auf Ihrem Bildschirm auswählen (z.B. eine Farbe des Logos). 
  2. Außerdem können Sie ein benutzerdefiniertes “Logo” einstellen. Klicken Sie dazu auf “Datei hochladen” und wählen Sie ein Bild (PNG, JPG) aus oder fügen Sie ein Bild per Drag&Drop in das vorgesehene Feld hinzu.
Um die Organisation zu erstellen, klicken Sie unten rechts auf “Speichern”. Um Ihre Änderungen zu verwerfen, klicken Sie auf “Löschen”.



Nach dem Speichern öffnet sich eine neue Seite mit Ihrer erstellten Organisation. Auf der linken Seite erscheint ein Navigationsmenü, über das Sie auf verschiedene Einstellungen zugreifen können. Im Ordner “Organisation bearbeiten” werden die jeweiligen Einstellungen näher erläutert. 

Sie können die erstellte Organisation aber auch jederzeit über die Übersicht der Organisationen, also durch Klicken auf “Organisationen” in der Kopfzeile, wiederfinden und öffnen. 
Oben unter der Kopfzeile sehen Sie jederzeit, in welchem Bereich von Applysia Sie sich befinden. Klicken Sie dort, um zwischen den verschiedenen Bereichen zu navigieren. 

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