Assessments: Report Vorlagen

Relevant für: Workspace-Owner*innen, Administrator*innen (siehe "Nutzer*innen-Rollen")

Sie haben ein Assessment ausgewählt, um es zu bearbeiten und befinden sich links im Navigationsmenü unter “Report Vorlagen”.

Sofern Sie das Reporting Tool (noch) nicht nutzen, sehen Sie hier eine Übersichtsseite mit weiterführenden Informationen zu diesem Feature.

Ansonsten sehen Sie hier eine Übersicht über die Report Vorlagen, falls Sie beim Anlegen des Assessments bereits Vorlagen hinterlegt haben (siehe “Assessment anlegen”). Andernfalls ist diese Übersicht anfangs leer.

Fehlerhafte Vorlagen werden mit einem roten Banner “Fehlerhafte Vorlage” über der Vorschau der entsprechenden Vorlage angezeigt.

Report Vorlagen hinzufügen

Klicken Sie auf den “Hochladen-Button” oben rechts, um eine neue Report Vorlage von Ihrem Computer in das Assessment zu hinterlegen. Die Dateiübersicht Ihres Computers öffnet sich. Hier können Sie fertig erstellte Vorlagen im Word- und PowerPoint-Format hochladen. Wählen Sie dazu die gewünschte Vorlage aus Ihren Dateien aus und klicken Sie in der Dateiübersicht auf “Öffnen”. Alternativ können Sie die Vorlage auch mit einem Doppelklick auf den Dateinamen hinzufügen.

Damit Sie eine Bericht-Vorlage in Applysia anlegen können, müssen Sie diese zuvor in Word oder PowerPoint erstellen. Mehr Informationen zum Erstellen von Bericht-Vorlagen finden Sie hier.

Alternativ können Sie auch Report Vorlagen, die Sie bereits unter “Vorlagen” hochgeladen, aber noch nicht in das Assessment hinzugefügt haben, mit einem Klick auf den Button “Auswählen” oben rechts hinzufügen. Es erscheint ein Pop-up-Fenster “Reports auswählen”. Hier können Sie ein Häkchen in das Feld neben dem Namen der gewünschten Vorlage machen, um Sie dem Assessment hinzuzufügen. Rechts neben dem Namen der Vorlage sehen Sie eine Kennzeichnung der Sprache, in der die Vorlage erstellt worden ist. Sie können auch mehrere Vorlagen auswählen und dem Assessment hinzufügen. Sobald Sie mit der Maus über den Namen der Vorlage fahren, erscheint rechts ein “Augen-Symbol”. Klicken Sie darauf, um sich die Vorlage, eine Vorschau oder beides parallel anzusehen. So stellen Sie sicher, dass Sie die richtige Vorlage auswählen und dem Assessment hinzufügen. Mehr Informationen zu der Vorschau der Report-Vorlage finden Sie hier.

Vorlagen mit Fehlern, die das Erstellen eines fertigen Ergebnisberichts behindern, werden mit einem roten Ausrufezeichen rechts neben dem Namen der Vorlage angezeigt.

Sie können hier nur Vorlagen auswählen, die Sie bereits erstellt und unter “Vorlagen” hochgeladen haben.

Bei vielen erstellten Vorlagen können Sie mit dem Suchfeld eine spezifische Vorlage durch die Eingabe des Namens der Vorlage suchen.

Klicken Sie auf “Speichern”, um Ihre Auswahl beizubehalten oder auf “Abbrechen”, um Ihre Auswahl zu verwerfen.

Report Vorlagen ansehen

Mit einem Klick auf die Vorlage öffnen Sie diese zur Ansicht und Bearbeitung auf einer neuen Seite. Hier können Sie die Vorlage überprüfen, anpassen und Fehler beheben.

In dem oberen Menü können Sie zwischen “Vorlage”, “Vorschau” und “Beide anzeigen” wählen. Standardmäßig sehen Sie hier die “Vorlage-Ansicht”. Diese Ansicht zeigt Ihre hochgeladene Vorlage mit den Platzhaltern, die Sie erstellt haben. Sobald Sie im oberen Menü neben “Vorlage” auf “Vorschau” klicken, sehen Sie die Vorschau eines fertigen Berichts. Diese Vorschau basiert auf Ihrer individuellen Vorlage, die Sie hochgeladen haben, und ist mit beispielhaften Informationen und Textbausteinen befüllt.

Hierbei handelt es sich nicht um die Informationen und Daten aus einem Ihrer Assessments. Die Informationen und Textbausteine in der Vorschau unterstützen Sie bei der optimalen Erstellung von Vorlagen, damit Sie sehen, wie der fertige Bericht aussehen wird und beliebige Änderungen vornehmen können.

Sofern Sie auf “Beide anzeigen” klicken, erscheint eine Ansicht im Splitscreen, bei der Sie die “Vorlagen-” und die “Vorschau-” Ansicht parallel nebeneinander sehen und miteinander vergleichen können.

Außerdem unterstützt Sie der Applysia Report Assistant bei der Erstellung von Bericht-Vorlagen. Sollten die Platzhalter in den zuvor erstellten Vorlagen nicht richtig verwendet worden sein, beispielsweise weil eine “}” vergessen wurde, werden Sie hier darauf hingewiesen. Wenn Sie auf den Namen der Vorlage klicken und sich in dem Reiter “Vorlage” befinden, sehen Sie oben einen roten Hinweis “Fehlerhafte Vorlage - Achten Sie auf Kommentare in diesem Dokument, um die Fehler zu beheben”. In der Ansicht der Vorlage sehen Sie in rot am rechten Rand in Form von Kommentaren einen Hinweis auf die Fehler.

Achten Sie darauf, die Platzhalter 1:1 in Ihre Vorlagen zu übernehmen, damit die Berichte reibungslos erstellt werden können.

Wenn sich Fehler in einer Vorlage befinden, können Sie sich keine “Vorschau” und auch keine parallele Ansicht von Vorlage und Vorschau ansehen.

Sie können in dieser Ansicht oben rechts auf das “Herunterladen-Symbol” klicken, um die Vorlage herunterzuladen. Klicken Sie auf den Button “In Word bearbeiten” bzw. auf “In PowerPoint bearbeiten”, je nachdem ob es sich um eine .docx- oder .pptx-Datei handelt, um die Report Vorlage direkt in Office zu bearbeiten. Weitere Informationen zum Bearbeiten der Report Vorlagen finden Sie weiter unten auf dieser Seite.

Unten rechts stehen Ihnen drei verschiedene Funktionen zur Verfügung, um die Ansicht der Vorlage anzupassen. Klicken Sie auf das Symbol mit den sich ausdehnenden Pfeilen, um die Vorlage oder Vorschau auf dem gesamten Bildschirm im selben Tab anzusehen. Mit einem erneuten Klick auf den Button verkleinern Sie die Ansicht wieder auf die ursprüngliche Größe. Klicken Sie beliebig oft auf das “Plus-Symbol” oder auf das “Minus-Symbol”, um die Ansicht nach Belieben zu vergrößern und zu verkleinern.

Sie können die Ansichtsseite der Vorschau und der Vorlage mit einem Klick auf den “Pfeil” oben links schließen und befinden sich dann wieder auf der Übersichtsseite der Vorlagen.

Report Vorlagen bearbeiten

Sobald Sie dem Assessment Report Vorlagen hinzugefügt haben, können Sie auf die drei Punkte unten rechts klicken. Hier stehen Ihnen verschiedene Optionen zur Verfügung.

Mit einem Klick auf “Bearbeiten” öffnet sich ein neues Pop-up-Fenster mit den Bearbeitungsoptionen. Hier werden Ihnen drei Reiter angezeigt: “Allgemein”, “Diagramme” und “KI”. Standardmäßig befinden Sie sich zunächst im “Allgemein”-Reiter:

Unter “Name” können Sie den Namen der Bericht-Vorlage anpassen.
Außerdem können Sie unter “Platzhaltername” die Bericht-Vorlage mithilfe von Platzhaltern benennen. Wenn Ihre fertigen Berichte beispielsweise den Namen des*der entsprechenden Kandidat*in oder das Datum, an dem das Assessment Center durchgeführt wurde, enthalten sollen, können Sie den Namen der Vorlage mit Hilfe von Platzhaltern entsprechend anpassen. Die Platzhalter im Namen des finalen Berichts werden dann ebenfalls mit den assessment-spezifischen Informationen befüllt. Eine Angabe des Platzhalternamens ist optional. Sie können die folgenden Platzhalter verwenden, um den Namen der Bericht-Vorlage anzupassen:

{cand_first_name}
{cand_last_name}
{cand_full_name}
{cand_email}
{ac_name}
{ac_position}
{ac_description}
{ac_org}
{ac_start_date}
{ac_end_date}
{workspace_name}
{model_name}
{current_date}

Wenn Sie den Namen des*der Kandidat*in in den Titel des Berichts übernehmen möchten, kann der Platzhaltername beispielsweise so genutzt werden: “Report {cand_full_name}”. Der Titel des finalen Berichts wird dann automatisch bei Erstellung der Berichte befüllt: “Report Kim Kandidat”.
Unterhalb des Feldes, in das Sie den Platzhalternamen eingeben können, erscheint eine Vorschau in grauer Schrift. Diese zeigt an, wie der Titel des fertig erstellten Berichts aussehen wird.

Unter “Sprache” können Sie mithilfe des Dropdown-Menüs auswählen, in welcher Sprache der Bericht generiert werden soll. Standardmäßig ist als Sprache Deutsch hinterlegt. Alternativ können Sie auch Englisch wählen. Die Spracheinstellung bezieht sich auf alle Texte, die von Applysia generiert werden, wie z.B. die Legenden der Charts. Alle anderen Elemente, die von Ihnen hinzugefügt werden, werden in der jeweiligen Sprache 1 zu 1 übernommen.
Außerdem können Sie einstellen, dass alle Bewertungen im Bericht in Prozentangaben ausgegeben werden, anstelle der Werte der hinterlegten Skala. Auch die Werte in den Diagrammen werden als Prozentangaben dargestellt. Zum Aktivieren dieser Option klicken Sie auf den Schieberegler rechts neben “Alle Bewertungen in Prozente überführen”. Mit einem erneuten Klick auf den Schieberegler können Sie diese Option wieder deaktivieren.

Klicken Sie auf “Speichern”, um Ihre Eingabe zu sichern oder klicken Sie auf “Abbrechen”, um die Eingabe zu verwerfen. Sie befinden sich dann wieder auf der Übersichtsseite.

Klicken Sie rechts neben “Allgemein” auf “Diagramme”, um die Beschriftungen der Datenreihen in den Diagrammen anzupassen. Wenn Sie hier keine Änderungen vornehmen, werden die Legenden der Diagramme, die Sie Ihren Reports hinzufügen, standardmäßig mit den Bezeichnungen von Applysia befüllt. Diese sehen Sie in dem Feld unter der Beschreibung der jeweiligen Datenreihe. Sie können für alle Diagrammreihen individuelle Beschriftungen hinterlegen. Klicken Sie dazu in das Feld und geben die neue Beschriftung ein.

Wenn Sie Ihre Eingaben speichern möchten, klicken Sie auf den “Speichern-Button” unten rechts. Um Ihre Änderungen zu verwerfen, klicken Sie auf “Abbrechen”. Sie sehen dann wieder die Übersichtsseite.

Klicken Sie rechts neben “Diagramme” auf “KI”. In diesem Reiter können Sie eine Beispielzusammenfassung für eine Management Summary eintragen. Die Beispielzusammenfassung darf maximal 10.000 Zeichen lang sein. Mithilfe KI-basierter Platzhalter können Sie eine automatisierte und assessment-spezifische Management Summary in Ihren Report integrieren. Diese basiert auf den Kompetenz-Notizen und Bewertungen des Assessments und orientiert sich an dem Ton und der Detailtiefe des Beispielberichts. Nutzen Sie zur Erstellung der automatisierten Management Summary die entsprechenden Platzhalter in Ihrer Report Vorlage.

Da es sich noch um eine KI generierte Zusammenfassung handelt, bitten wir Sie, diese vorab zu überprüfen.

Klicken Sie auf “Speichern”, um Ihre Eingabe zu sichern oder klicken Sie auf “Abbrechen”, um die Eingabe zu verwerfen. Sie befinden sich dann wieder auf der Übersichtsseite.

Klicken Sie auf “In Word bearbeiten”, wenn es sich um eine .docx Datei handelt, bzw. auf “In PowerPoint bearbeiten”, falls es sich um eine .pptx Datei handelt, um die Report Vorlage in der Office Anwendung auf Ihrem Computer zu öffnen und dort zu bearbeiten. Nachdem Sie die Datei in Word oder PowerPoint geöffnet haben, können Sie dort beliebige Änderungen vornehmen. Speichern Sie die Datei in Word oder PowerPoint über den Speichern-Button oder mithilfe der Tastenkombination “Strg + S” für Windows und “cmd + Shift + S” für Mac und die Änderungen werden automatisch in die Administrationsoberfläche übernommen - Sie müssen die aktualisierte Version nicht erneut hochladen. Nachdem Sie Ihre Änderungen in Office gespeichert haben, wird die aktualisierte Vorlage erneut durch den Applysia Report Assistant auf Fehler überprüft. Während der Überprüfung sehen Sie den Hinweis “Report Vorlage wird auf Fehler geprüft”. Weitere Informationen zum Applysia Report Assistant finden Sie weiter oben auf dieser Seite.
Durch Klicken auf “Herunterladen” können Sie Ihre Vorlage mit den Platzhaltern herunterladen und Sie erhalten eine Word- oder PowerPoint-Datei, je nachdem, wie Sie die Vorlage ursprünglich hochgeladen haben. In der heruntergeladenen Vorlage werden Ihnen dann ebenfalls die Kommentare des Applysia Report Assistant angezeigt, der Sie auf Fehler in Ihrer Vorlage hinweist.
Klicken Sie auf “Ersetzen”, um die aktuelle Vorlage gegen eine neue Vorlage auszutauschen. Dann öffnet sich die Dateiansicht Ihres Computers und Sie können eine neue Report-Vorlage auswählen und hochladen.
Klicken Sie auf “Löschen”, um die jeweilige Vorlage zu löschen. Es öffnet sich ein Pop-up Fenster, in welchem Sie den Namen der zu löschenden Vorlage eingeben und auf “Bestätigen” klicken müssen, bevor die Vorlage wirklich gelöscht wird. Sie können auch “Abbrechen” klicken und zurück zur Übersicht gelangen.

Die Report-Vorlagen, die Sie einem Assessment hinzufügen, werden auch dupliziert, wenn Sie das Assessment duplizieren.