Report Vorlagen bearbeiten
Relevant für: Organisationsadministrator*innen, Administrator*innen (siehe "Nutzer*innen-Rollen im Cockpit")Um eine vorhandene Bericht-Vorlage zu bearbeiten, klicken Sie auf die “3 Punkte” rechts außen und anschließend auf “Bearbeiten”. Es öffnet sich ein neues Pop-up-Fenster mit den Bearbeitungsoptionen. Hier stehen Ihnen drei Bearbeitungsoptionen zur Verfügung.
- Unter “Name” können Sie den Namen der Bericht-Vorlage anpassen.
- Außerdem können Sie unter “Platzhaltername” die Bericht-Vorlage mithilfe von Platzhaltern benennen. Wenn Ihre fertigen Berichte beispielsweise den Namen des*der entsprechenden Kandidat*in oder das Datum, an dem das Assessment Center durchgeführt wurde, enthalten sollen, können Sie den Namen der Vorlage mit Hilfe von Platzhaltern entsprechend anpassen. Die Platzhalter im Namen des finalen Berichts werden dann ebenfalls mit den assessment-spezifischen Informationen befüllt. Eine Angabe des Platzhalternamens ist optional. Sie können die folgenden Platzhalter verwenden, um den Namen der Bericht-Vorlage anzupassen:
- {cand_first_name}
- {cand_last_name}
- {cand_full_name}
- {cand_email}
- {ac_name}
- {ac_position}
- {ac_description}
- {ac_organisation}
- {ac_start_date}
- {ac_end_date}
- {workspace_name}
- {model_name}
- {model_organisation}
- {current_date}
Wenn Sie den Namen des*der Kandidat*in in den Titel des Berichts übernehmen möchten, kann der Platzhaltername beispielsweise so genutzt werden: “Report {cand_full_name}”. Der Titel des finalen Berichts wird dann automatisch bei Erstellung der Berichte befüllt: “Report Kim Kandidat”.
Unterhalb des Feldes, in das Sie den Platzhalternamen eingeben können, erscheint eine Vorschau in grauer Schrift. Diese zeigt an, wie der Titel des fertig erstellten Berichts aussehen wird.
- Unter “Sprache” können Sie mithilfe des Dropdown-Menüs auswählen, in welcher Sprache der Bericht generiert werden soll. Standardmäßig ist als Sprache Deutsch hinterlegt. Alternativ können Sie auch Englisch wählen. Die Spracheinstellung bezieht sich auf alle Texte, die von Applysia generiert werden, wie z.B. die Legenden der Charts. Alle anderen Elemente, die von Ihnen hinzugefügt werden, werden in der jeweiligen Sprache 1 zu 1 übernommen.
- Sie können unter “Organisation” die Organisation angeben, der diese Bericht-Vorlage zuzuordnen ist. In der Übersicht der Bericht-Vorlagen wird die Organisation angezeigt, nach der Sie die Vorlagen auch für eine bessere Übersichtlichkeit sortieren können. Auch die Angabe der Organisation ist optional.
Wenn Sie Ihre Eingaben speichern möchten, klicken Sie auf den “Speichern-Button” unten rechts. Um Ihre Änderungen zu verwerfen, klicken Sie auf “Abbrechen”. Sie sehen dann wieder die Übersichtsseite.
Wenn Sie auf die “3 Punkte” rechts außen neben jeder Vorlage klicken, sehen Sie noch weitere Anpassungsmöglichkeiten.
- Klicken Sie auf “Anzeigen”, um sich die Vorlage und eine Vorschau der Vorlage anzusehen. Alternativ können Sie diese Ansicht auch öffnen, indem Sie in der Übersicht der Vorlagen auf den Namen der Vorlage klicken.
- Klicken Sie auf “In Word bearbeiten”, wenn es sich um eine .docx Datei handelt, bzw. auf “In PowerPoint bearbeiten”, falls es sich um eine .pptx Datei handelt, um die Report Vorlage in der Office Anwendung auf Ihrem Computer zu öffnen und dort zu bearbeiten. Sofern Sie diese Bearbeitungsoption zum ersten Mal nutzen, erscheint ein Hinweis mit weiteren Informationen, wie Sie die Vorlage in Ihrer Office Anwendung bearbeiten können. Nachdem Sie die Datei in Word oder PowerPoint geöffnet haben, können Sie dort beliebige Änderungen vornehmen. Speichern Sie die Datei in Word oder PowerPoint über den Speichern-Button oder mithilfe der Tastenkombination “Strg + S” für Windows und “cmd + Shift + S” für Mac und die Änderungen werden automatisch im Cockpit übernommen - Sie müssen die aktualisierte Version nicht erneut hochladen. Nachdem Sie Ihre Änderungen in Office gespeichert haben, wird die aktualisierte Vorlage erneut durch den Applysia Report Assistant auf Fehler überprüft. Weitere Informationen zum Applysia Report Assistant finden Sie hier.
- Unter “Bearbeiten” finden Sie die oben beschriebenen Bearbeitungsfunktionen.
- Klicken Sie auf “Ersetzen”, um die aktuelle Vorlage gegen eine neue Vorlage auszutauschen. Dann öffnet sich die Dateiansicht Ihres Computers und Sie können eine neue Report-Vorlage auswählen und hochladen.
- Durch Klicken auf “Herunterladen” können Sie die erstellte Vorlage mit den Platzhaltern herunterladen und Sie erhalten eine Word- oder PowerPoint-Datei, je nachdem, wie Sie die Vorlage ursprünglich hochgeladen haben. In der heruntergeladenen Vorlage werden Ihnen dann ebenfalls die Kommentare des Applysia Report Assistant angezeigt, der Sie auf Fehler in Ihrer Vorlage hinweist.
- Klicken Sie auf “Löschen”, um die jeweilige Vorlage zu löschen. Es öffnet sich ein Pop-up-Fenster, in welchem Sie den Namen der zu löschenden Vorlage eingeben und auf “Bestätigen” klicken müssen, bevor die Vorlage wirklich gelöscht wird. Sie können auch “Abbrechen” klicken und zurück zur Übersicht gelangen.
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