Report Vorlagen erstellen
Relevant für: Organisationsadministrator*innen, Administrator*innen (siehe "Nutzer*innen-Rollen im Cockpit")Mit dem Reporting-Tool von Applysia können Sie kandidat*innenspezifische Berichte auf Grundlage Ihres durchgeführten Assessments automatisch erstellen.
Dazu hinterlegen Sie eine individuelle Bericht-Vorlage nach Ihrem persönlichen Bedarf in Word oder PowerPoint. Sie können frei entscheiden, welche Inhalte Sie in den Bericht integrieren möchten und an welcher Stelle diese erscheinen sollen. Alle Angaben, die Sie bei der Erstellung eines Assessments (z.B. das Datum) und bei der Durchführung (z.B. die Kompetenzbewertungen) vorgenommen haben, können dann auf Knopfdruck in Ihre Vorlagen eingefügt werden und Sie erhalten einen fertigen Bericht. Dabei können allgemeine Informationen, wie bspw. die einzelnen Übungen und ihre Beschreibung, aber auch individuelle Kompetenzbewertungen, in Ihren Bericht integriert werden.
Im Anhang (ganz unten auf dieser Seite) finden Sie eine beispielhafte Report-Vorlage, die Sie herunterladen können. Diese können Sie als Ausgangspunkt verwenden und nach Ihrem individuellen Bedarf anpassen und bearbeiten. Die Vorlage soll Sie bei der Erstellung Ihrer eigenen Report-Vorlagen unterstützen.
In diesem kurzen Video sehen Sie den gesamten Prozess des automatisierten Reportings mit Applysia, um einen Überblick über die relevanten Schritte zu erhalten.
Vorbereitung
Damit Sie das Reporting-Tool erfolgreich nutzen können, ist es notwendig, dass Sie die Informationen beim Anlegen des Assessments und die Informationen zum Kompetenzmodell und den Übungen korrekt hinterlegen. Außerdem kommt den Kompetenz-Notizen eine besondere Bedeutung zu, da Sie diese ebenfalls in Ihren Bericht übernehmen können. Diese im Assessment hinterlegten Informationen werden dann 1:1 in den finalen Bericht eingefügt.
Sofern Sie Ihre Bericht-Vorlagen in Word erstellen, sollten Sie die Option “Schrift einbetten” in Word aktivieren. Diese Option speichert die Schriftarten innerhalb der Word-Datei, sodass alle Schriftarten, die Sie in Ihrer Word-Vorlage verwendet haben, in den finalen Bericht übernommen werden können.
Da diese Option derzeit noch nicht in PowerPoint bereitgestellt wird, müssen Sie diesen Vorbereitungsschritt nur bei Vorlagen in Word umsetzen.
Öffnen Sie dazu Word und navigieren dann im linken unteren Menü auf “Optionen”. Es erscheint ein neues Pop-up-Fenster. Wählen Sie in dem linken Steuerungsmenü die Kategorie “Speichern” und aktivieren dort das Kästchen bei “Schriftarten in der Datei einbetten”.Falls Sie Bilddateien in Reports nutzen, sollten Sie diese möglichst klein/optimiert in den Bericht hinzufügen, um die Erstellung und den allgemeinen Umgang mit den Berichten zu beschleunigen.
Platzhalter und Schleifen
Zur Erstellung der Bericht-Vorlagen nutzen Sie sogenannte “Platzhalter”. Sie setzen diese Platzhalter an jede Stelle in Ihrer Vorlage, an der später die Informationen und die Ergebnisse aus dem Assessment erscheinen sollen. Dabei gehen Sie genauso vor wie beim Erstellen von “Serienbriefen” in Word.
Die Platzhalter sind durch geschwungene Klammern “{ }” und eine spezifisch festgelegte Beschreibung in der Klammer gekennzeichnet. Nutzen Sie bei Windows die Tastenkombination “alt gr + 7” für eine offene geschwungene Klammer “{“ (bei Mac OS “option + 8”) und “alt gr + 8” für eine geschlossene geschwungene Klammer “}” (bei Mac OS “option + 9”).
Damit die Platzhalter in Ihrer Vorlage funktionieren und alle Informationen des Assessments in den fertigen Bericht integriert werden, ist es wichtig, dass die Platzhalter 1:1 in die individuellen Vorlagen übernommen werden.
Ein Platzhalter enthält einen Text oder einen Wert, der in dem finalen Bericht eingesetzt wird. Beispielsweise wird mithilfe des Platzhalters “{cand_full_name}” in dem fertigen Bericht der Vor- und Nachname des*der Kandidat*in eingefügt.
Zusätzlich gibt es sogenannte “Schleifen”. Mit diesen Schleifen haben Sie die Möglichkeit, mehrere Informationen einer Kategorie einzufügen. Beispielsweise können Sie mit der Schleife “{#competencies}” alle Kompetenzen auf einmal abfragen und müssen dies nicht einzeln tun.
Die Schleifen werden immer eingeleitet und beendet. Die Angabe der Schleife in der Bericht-Vorlage wird im fertigen Bericht nicht übernommen. Hier werden nur die tatsächlichen Informationen angezeigt.
Sie beginnen eine Schleife immer mit “{#Schleifenname}” und geben den Namen der Schleife in den Klammern an und beenden diese immer mit “{/Schleifenname}” und geben auch hier wieder den Namen der Schleife in den Klammern an.
Alternativ können Sie eine Schleife auch nur mit “{/}” beenden. Wenn Sie sich für diese Variante entscheiden, müssen Sie den Namen der Schleife nicht in den Klammern eingeben. Das Beginnen und Beenden einer Schleife würde dann so aussehen: “{#competencies} {/}”. Die Schleifen selbst beinhalten einzelne Platzhalter, die spezifische Informationen zu der Schleife angeben. Wenn Sie beispielsweise den Namen aller Kompetenzen und die Bewertung dieser in Ihrem Bericht auflisten wollen, dann geben Sie die Schleife “{#competencies}” an und nennen die Platzhalter für den Namen und das Rating der jeweiligen Kompetenz. Danach beenden Sie die Schleifenaufzählung wieder: “{#competencies} {competencies.name} {competencies.rating} {/competencies}”. Ein praktisches Anwendungsbeispiel dazu finden Sie hier.
Alternativ können Sie sich auch für die Kurzversion zum Beenden der Schleifen entscheiden: “{#competencies} {competencies.name} {competencies.rating} {/}”.
Sie können alle beliebigen Platzhalter einer Schleife in den Bericht hinzufügen. Die Nennung der Schleife allein reicht nicht aus, um alle zugehörigen Informationen in den fertigen Bericht zu integrieren. Verwenden Sie daher immer die Schleife und die zugeordneten Platzhalter, um den Bericht mit den Assessment-Informationen zu “befüllen”. Eine Übersicht über alle verfügbaren Schleifen und Platzhalter finden Sie hier.
Bei der Erstellung der Bericht-Vorlagen mit den Platzhaltern und Schleifen wird die Formatierung, die Sie in der Vorlage wählen, 1:1 in dem fertigen Bericht übernommen. Das bedeutet, dass alle Leerzeichen, Absätze, Formatierungen in fett/kursiv/unterstrichen usw. auch so im finalen Bericht erscheinen. Nutzen Sie beispielsweise die Platzhalter “{cand_first_name}{cand_last_name}” und setzen wie hier kein Leerzeichen zwischen den beiden Platzhaltern, so sehen Sie im Bericht das Ergebnis “KimKandidat”.
Achten Sie daher darauf, die Platzhalter genauso einzusetzen und zu formatieren, wie die entsprechenden Informationen und Werte am Ende in Ihrem Bericht erscheinen sollen.
Anwendungsbeispiel: Platzhalter und Schleifen
Links sehen Sie ein Beispiel, wie Sie Platzhalter und Schleifen in Ihre Vorlage integrieren können. Rechts sehen Sie das Ergebnis, wie die im Assessment hinterlegten Informationen und Werte dann automatisch in den fertigen Bericht integriert werden.
Sie können die Platzhalter auf verschiedene Weise in Ihrer Bericht-Vorlage einsetzen. Das bedeutet, dass Sie die Platzhalter nicht nur in laufenden Text integrieren können, sondern auch Informationen aus dem Assessment mithilfe der Platzhalter in Form von Tabellen und Abbildungen darstellen können. Mehr Informationen dazu finden Sie hier.
Im Anhang (ganz unten auf dieser Seite) finden Sie eine beispielhafte Report-Vorlage, die Sie herunterladen können. Diese können Sie als Ausgangspunkt verwenden und nach Ihrem individuellen Bedarf anpassen und bearbeiten. Die Vorlage soll Sie bei der Erstellung Ihrer eigenen Report-Vorlagen unterstützen.
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