Kandidat*innen

Kandidat*innen

Relevant für: Organisationsadministrator*innen, Administrator*innen (siehe "Nutzer*innen-Rollen im Cockpit")
Sie haben ein Assessment ausgewählt, um es zu bearbeiten und befinden sich links im Navigationsmenü unter “Kandidat*innen”. 

Hier können Sie bereits angelegte Kandidat*innen (und Demo-Kandidat*innen) sehen, bearbeiten und löschen sowie neue Kandidat*innen zu Ihrem Assessment hinzufügen. Die Zahl im Navigationsmenü zeigt Ihnen an, wie viele Kandidat*innen bereits angelegt wurden.

Sie können Ihre bereits angelegten Kandidat*innen durch Klicken auf die Überschriften "Vorname", “Nachname” und “Email” nach diesen Kategorien auf- oder absteigend sortieren. Standardmäßig sind die Kandidat*innen nach Erstellungsdatum sortiert. Außerdem sehen Sie den Status der hinzugefügten “Tests” und welche und wie viele kandidat*innen-spezifischen “Dateien” hinzugefügt wurden.

Unter “Optionen” öffnen sich im Dropdown-Menü zwei Möglichkeiten. Klicken Sie auf “Kandidat*innen importieren”, um mehrere Kandidat*innen gleichzeitig aus einer Liste zu importieren und zu erstellen (siehe “Kandidat*innen anlegen”). Klicken Sie auf “Demo-Kandidat*in hinzufügen”, um Demo-Kandidat*innen zu Test- und/oder Demonstrationszwecken anzulegen (siehe “Kandidat*innen anlegen”).

Durch Klicken auf “Tests hinzufügen”, können Sie für alle Kandidat*innen gleichzeitig Tests erstellen, die über Integrationen wie Hogrefe und ITB-IONA verfügbar sind (siehe “Kandidat*innen bearbeiten”). 

Unter “Neue*r Kandidat*in” können Sie manuell einzelne Kandidat*innen hinzufügen (siehe “Kandidat*innen anlegen”). 

Bei vielen Kandidat*innen kann es sein, dass der*die gewünschte Kandidat*in nicht auf der ersten Seite zu finden ist. Sie können durch Klicken auf “Weiter” oder auf die “Seitenzahlen” am Ende der Seite zwischen den Seiten wechseln.


Kandidat*innen anlegen

Beim Anlegen neuer Kandidat*innen haben Sie zwei Möglichkeiten: Sie können Kandidat*innen manuell hinzufügen oder einfach eine Liste dieser als CSV, Excel-Datei, etc. importieren.

Sie können Kandidat*innen jederzeit anlegen, auch wenn das Assessment bereits aktiviert wurde und nicht mehr im Entwurfs-Modus ist. Allerdings können Sie dann keine Kandidat*innen mehr löschen.
Um Kandidat*innen manuell anzulegen, klicken Sie oben rechts auf “Neue*r Kandidat*in”.
Es öffnet sich eine neue Seite “Kandidat*in anlegen” mit verschiedenen Optionen: 
  1. Unter “Vorname” und “Nachname” können sie den Namen des*der Kandidat*in eintragen.
  2. Unter “Geschlecht” und “Geburtsdatum” können Sie die jeweiligen Daten über den*die Bewerber*in eintragen. Diese Angaben sind optional.
    Sobald Sie in das Feld unter “Geburtsdatum” klicken, erscheint eine Kalenderansicht, in der Sie das entsprechende Datum auswählen können. Klicken Sie oben auf den Monat und das Jahr. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie den gewünschten Monat auswählen können. Klicken Sie dann in diesem neuen Fenster erneut oben auf die Jahreszahl. Sie sehen dann eine Auflistung verschiedener Jahreszahlen. Über die Pfeil-Symbole oben rechts und links können Sie unterschiedliche Zeitspannen auswählen und das passende Jahr anklicken. Nachdem Sie das Datum (Tag, Monat, Jahr) ausgewählt haben, schließt sich diese Ansicht automatisch. 
  3. Unter “Sprache” können Sie die Sprache des*der Kandidat*in auswählen. Standardmäßig ist Deutsch als Sprache hinterlegt. Mithilfe des Drop-Down-Menüs können Sie alternativ Englisch auswählen. Die hier hinterlegten Spracheinstellungen werden für das Candidate Portal und für E-Mails, die an die Kandidat*innen verschickt werden, übernommen. Falls Sie Tests über die ITB-IONA-Integration nutzen, wird diese Information ebenfalls übertragen.
  4. Unter “Email” können Sie die Email-Adresse des*der Kandidat*in hinterlegen (optional).
Die E-Mail wird bei dem erstmaligem Teilen automatisch versendet. Seien Sie dementsprechend vorsichtig mit der Nutzung dieser Funktion und testen Sie diese nicht einfach aus, sondern teilen Sie Dokumente nur, wenn der*die Kandidat*in auch tatsächlich schon Zugriff erhalten soll.
  1. Darunter können Sie eine individuelle Farbe für den*die Kandidat*in auswählen, die dann während des gesamten Assessments nur für den*die Kandidat*in verwendet wird (z.B. für die geplanten Übungen im Scheduler und die Bewertungen in den Übungen). Klicken Sie dazu auf “Auswählen” und die gewünschte Farbe. 
  2. Um Ihre*n Kandidat*in anzulegen, klicken Sie entweder auf “Speichern”, um im Anschluss automatisch zurück zur Übersicht zu gelangen oder klicken Sie auf “Speichern & Neu”, um direkt eine*n weitere*n Kandidat*in anzulegen.



Um Kandidat*innen zu importieren, klicken Sie in der Kandidat*innen-Übersicht unter “Optionen” auf “Kandidat*innen importieren”. Es öffnet sich eine neue Seite.
  1. Zunächst sehen Sie die “Voraussetzungen”, die Sie erfüllen müssen, um Kandidat*innen importieren zu können.  
  2. Im Feld darunter können Sie Dateien mit den Endungen .csv, .xlsx und .ods durch Klicken auf “Datei hochladen” oder per Drag&Drop in das vorgesehene Feld hinzufügen.
  3. Rechts daneben wählen Sie “CSV Trennzeichen”, die “Spalte für Vorname”, die “Spalte für Nachname”, die “Spalte für E-Mail”, die “Spalte für Sprache”, die “Spalte für Geschlecht”, sowie die “Spalte für Geburtsdatum” in der Datei.
  4. Ihnen wird dann eine Vorschau der Kandidat*innen angezeigt, sodass Sie Ihre Eingaben direkt kontrollieren können. 



Um Demo-Kandidat*innen anzulegen, klicken Sie in der Kandidat*innen-Übersicht unter “Optionen” auf “Demo-Kandidat*in hinzufügen”. 
Demo-Kandidat*innen dienen nur zu Test- und Demonstrationszwecken. Die Bewertungen und Notizen, die für die Demo-Kandidat*innen angefertigt wurden, werden in regelmäßigen Abständen gelöscht. 
Es öffnet sich eine neue Seite “Kandidat*in anlegen” mit verschiedenen Optionen. Hier können Sie dieselben Einstellungen vornehmen wie oben beim Anlegen “normaler” Kandidat*innen beschrieben. Der einzige Unterschied beim Anlegen der Demo-Kandidat*innen ist, dass Sie den Vor- und Nachnamen nicht anpassen können. Dieser wird automatisch vergeben.


Kandidat*innen bearbeiten

Zum Bearbeiten von Kandidat*innen klicken Sie entweder auf den Namen der*des Kandidat*in oder auf die “3 Punkte” rechts außen und anschließend auf “Bearbeiten”. Es öffnet sich eine neue Seite. 

Hier sehen Sie alle “Allgemeinen Informationen”, die Sie beim Anlegen der*des Kandidat*in eingegeben haben (siehe “Kandidat*innen anlegen”) und können diese verändern. 
Für die Demo-Kandidat*innen gelten dieselben Bearbeitungsoptionen.
Außerdem können Sie kandidat*innen-spezifische “Dateien” hochladen. Diese können bis zu 10 MB groß sein und können folgende Formate haben: .docx, .pptx, PDF, PNG, JPEG, MOV und MP4. 
Um Dateien hochzuladen haben Sie mehrere Möglichkeiten: 
  1. Klicken Sie rechts außen auf den Button “Upload”, und dann auf “Datei hochladen” oder 
  2. fügen Sie eine Datei per Drag&Drop in das vorgesehene Feld ein. 

Unter “Dateien” erscheinen alle Ihre hochgeladenen Dateien.

  1. Die Reihenfolge der Dateien kann individuell per Drag&Drop verändert werden. Klicken Sie dazu auf die “6 Punkte” links neben dem Dateinamen und ziehen Sie diese an die gewünschte Stelle. Die Dateien werden dann auch in dieser bestimmten Reihenfolge im Kandidat*innen-Portal angezeigt, sofern sie mit den Kandidat*innen geteilt werden.
  2. Wenn Sie mit dem Cursor über die hochgeladenen Dateien fahren, öffnet sich eine kleine Vorschau. Wenn Sie auf die Datei klicken, öffnet sich die Datei in einem Pop-up-Fenster. 
  3. Klicken Sie auf den “Stift” neben einer Datei, um den Dateinamen zu ändern. 
  4. Unter “Für Kandidat*innen” können Sie festlegen, ob Sie die Datei mit Ihren Kandidat*innen teilbar machen möchten. Standardmäßig werden die Dateien nicht geteilt, möchten Sie dies jedoch tun, können Sie das Häkchen bei “Für Kandidat*innen” setzen. Die Datei ist dann teilbar und wird den Kandidat*innen im Candidate Portal angezeigt (ist aber noch nicht zu öffnen). 
  5. Sie können durch weitere Häkchen bei “Downloadbar” und “Text auswählbar?” entscheiden, ob Kandidat*innen die Datei downloaden können und ob der Text des Dokuments für sie auswählbar ist. Dadurch können Sie geistiges Eigentum schützen.
  6. Wenn Sie auf die “3 Punkte” rechts außen klicken, können Sie die Datei unter “Download” herunterladen oder “löschen”. Sofern es sich bei der hochgeladenen Datei um ein .docx oder .pptx Dokument handelt, erscheint hier ein weiterer Menüpunkt “In Word [PowerPoint] bearbeiten”. Mit einem Klick darauf öffnen Sie die Datei in der Office Anwendung auf Ihrem Computer und Sie können beliebige Änderungen vornehmen. Sobald Sie die Änderungen in der Office Anwendung speichern, werden diese automatisch auch in der hinterlegten Datei im Cockpit aktualisiert. Weitere Informationen zum Bearbeiten von .docx und .pptx Dateien direkt aus dem Cockpit finden Sie hier.



Sofern Sie in einem Assessment Report-Vorlagen hinterlegt haben (siehe “Assessment anlegen”) und nach dem Assessment die Reports in der App generiert haben (siehe “Einzelansicht Kandidat*innen“), erscheinen die kandidat*innenspezifischen Ergebnisberichte unter den Kandidat*innen-Dateien. Neben dem Namen des Berichts sehen Sie in einem farbigen Badge die Kennzeichnung “Report” mit einem “Text-Symbol”. 

Dieselben Navigationsoptionen, die unter “Dateien” beschrieben sind, können Sie 1:1 auch bei den Ergebnisberichten der Kandidat*innen anwenden. Die Ergebnisberichte sind standardmäßig nicht mit den Kandidat*innen geteilt.

Beachten Sie, dass Sie die Ergebnisberichte dann für jede*n Kandidat*in im Cockpit einzeln freigeben müssen, wenn Sie diese für alle Kandidat*innen im Candidate Portal zur Verfügung stellen möchten. 

Die Ergebnisberichte stehen im Candidate Portal nur als PDF-Dateien zur Verfügung. Berücksichtigen Sie, dass es bei den PDF-Dateien zu Darstellungsänderungen kommen kann. Die übrigen Dateien werden im Candidate Portal als PDF-Dateien angezeigt, aber sofern die Kandidat*innen diese herunterladen dürfen, findet der Download als .docx/.pptx Datei statt.



Unter “Tests” erscheinen alle Ihre erstellten Tests, die über Integrationen wie Hogrefe und ITB-IONA verfügbar sind. Hier sehen Sie kandidat*innen-übergreifende, sowie -spezifische Tests.  
  1. Um Tests für den*die jeweilige*n Kandidat*in (und nicht für alle Kandidat*innen gleichzeitig) zu erstellen, klicken Sie auf den Button “Test hinzufügen”. 
  2. Es öffnet sich ein Pop-Up Fenster, in dem Sie die Test-Details (Norm, Skala, etc.) auswählen. Außerdem wählen Sie die Art des Reports und entscheiden über die Freigabe der Ergebnisberichte für den*die Kandidat*in im Candidate Portal. 
  3. Nach dem Hinzufügen können Sie die erstellten Tests sowie den jeweiligen Link und den Bearbeitungs-Status sehen. Den Link können Sie hier direkt kopieren. Der Status der Tests kann Ihnen in vier verschiedenen Bearbeitungszuständen angezeigt werden. Sofern der Test noch nicht von dem*der Kandidat*in begonnen wurde, sehen Sie den Status “Wartet auf Bearbeitung” in grau hinterlegt und mit einem "Uhr-Icon". Tests, die der*die Kandidat*in bereits angefangen hat, befinden sich im Status “Gestartet” und werden in blau mit einem “Play-Icon” angezeigt. Erfolgreich beendete Tests sehen Sie in grün hinterlegt mit einem “Häkchen” und dem Status “Abgeschlossen”. Tests, die die Kandidat*innen abgebrochen haben, befinden sich im Status “Abgebrochen” und sind in orange und mit einem durchgestrichenen Kreis gekennzeichnet. Zusätzlich wird Ihnen neben den verschiedenen Bearbeitungszuständen auch die Anzahl der Tests in dem jeweiligen Status im Verhältnis zu allen Tests, die einem*r Kandidat*in zugeordnet wurden, angezeigt. 
  4. Sobald die Bearbeitung abgeschlossen ist und ein Ergebnisbericht vorliegt, kann dieser angesehen und heruntergeladen werden.
Kund*innen, die die Testintegrationen (noch) nicht nutzen, werden mit einem Klick auf den Button “Test hinzufügen” auf die Applysia Website weitergeleitet und erhalten hier weitere Informationen über das Angebot der Testintegrationen.


Kandidat*innen löschen

Zum “Löschen” von Kandidat*innen klicken Sie in der Kandidat*innen-Übersicht rechts außen neben den Kandidat*innen auf die “3 Punkte” oder beim Bearbeiten der Kandidat*innen oben rechts auf den “Papierkorb”. Es öffnet sich ein Pop-up Fenster, in welchem Sie den Namen des*der zu löschenden Kandidat*in eingeben und auf “Bestätigen” klicken müssen, bevor der*die Kandidat*in wirklich gelöscht wird. Sie können auch “Abbrechen” klicken und zurück zur Übersicht gelangen.

Sie können Kandidat*innen nicht mehr löschen, sobald das Assessment aktiviert wurde und sich nicht mehr im Entwurfs-Modus befindet.

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