Sie können Kandidat*innen jederzeit anlegen, auch wenn das Assessment bereits aktiviert wurde und sich nicht mehr im Entwurfs-Modus befindet.

Allgemeine Informationen

1. Unter “Vorname” und “Nachname” können sie den Namen des*der Kandidat*in eintragen.
   
2. Unter “Geschlecht” und “Geburtsdatum” können Sie die jeweiligen Daten über den*die Bewerber*in eintragen. Diese Angaben sind optional. 
   Sobald Sie in das Feld unter “Geburtsdatum” klicken, erscheint eine Kalenderansicht, in der Sie das Datum auswählen können. Nutzen Sie die Pfeil-Symbole links und rechts, um einen früheren oder späteren Monat auszuwählen. Alternativ können Sie auf den Monat klicken und es öffnet sich eine Monatsübersicht. Klicken Sie auf den gewünschten Monat, um diesen auszuwählen. Die Übersicht schließt sich automatisch und Sie sehen wieder die Kalenderansicht. Alternativ können Sie hier auf das kleine Kalendersymbol klicken, um wieder auf die Kalenderansicht zu gelangen.
   Sie können die Jahreszahl genauso wie für den Monat beschrieben auswählen. Scrollen Sie in der Ansicht nach oben, um eine frühere Jahreszahl auszuwählen.
   Nachdem Sie das Datum (Tag, Monat, Jahr) ausgewählt haben, klicken Sie auf den “Auswählen” Button unten, um das Geburtsdatum für den*die entsprechende Kandidat*in einzutragen. 
3. Unter “Sprache” können Sie die Sprache des*der Kandidat*in auswählen. Standardmäßig ist Deutsch als Sprache hinterlegt. Mithilfe des Drop-Down-Menüs können Sie alternativ Englisch auswählen. Die hier hinterlegten Spracheinstellungen werden für die Kandidat*innenoberfläche und für E-Mails, die an die Kandidat*innen verschickt werden, übernommen. Falls Sie Tests über die ITB-IONA-Integration nutzen, wird diese Information ebenfalls übertragen.
   
4. Darunter können Sie eine individuelle Farbe für den*die Kandidat*in auswählen, die dann während des gesamten Assessments nur für den*die Kandidat*in verwendet wird (z.B. für die geplanten Übungen im Scheduler und die Bewertungen in den Übungen). Klicken Sie dazu auf “Auswählen” und die gewünschte Farbe. 
   
5. Um Ihre*n Kandidat*in anzulegen, klicken Sie entweder auf “Speichern”, um im Anschluss automatisch zurück zur Übersicht zu gelangen oder klicken Sie auf “Speichern & Neu”, um direkt eine*n weitere*n Kandidat*in anzulegen. Klicken Sie auf “Abbrechen”, um Ihre Änderungen zu verwerfen.
   

Kandidat*innen-Portal

Darunter befindet sich der Abschnitt “Kandidat*innen-Portal”. Hier können Sie nach dem Anlegen des*der Kandidat*in die Zugangsdaten einsehen, mit denen sich die Kandidat*innen in der Kandidat*innenoberfläche einloggen können. 

Dadurch können Administrator*innen den Kandidat*innen die Zugangsdaten für die Kandidat*innenoberfläche übermitteln, ohne dass dafür zuvor ein Dokument freigegeben werden muss. 

Unter “E-Mail” können Sie die E-Mail-Adresse des*der Kandidat*in hinterlegen. Die Angabe der E-Mail-Adresse ist optional. 

Beim erstmaligen Teilen eines Dokumentes erhalten die Kandidat*innen automatisch eine E-Mail.

Unter “Einladungsmail planen” können Sie ein Datum und eine Uhrzeit hinterlegen, um die Einladungen zu dem vorab festgelegten Zeitpunkt automatisiert zu versenden. Das Planen der Einladungsmails ist optional, da die Einladungen auch jederzeit manuell verschickt werden können.

Wenn Sie die Funktionen der Vorplanung der E-Mails nutzen möchten, dann müssen Sie eine E-Mail-Adresse für den*die Kandidat*in hinterlegen. Andernfalls kann das vorgeplante Datum nicht gespeichert werden.

Wenn Sie das Assessment duplizieren, werden das vorgeplante Datum und die Uhrzeit ebenfalls übernommen.

Das Versanddatum muss mindestens fünf Minuten in der Zukunft liegen.

Es erscheint ein Pop-up-Fenster. Mit einem Klick in das Feld mit der “Uhr” können Sie in der sich öffnenden Datumsauswahl den Tag, Monat und das Jahr auswählen. Nutzen Sie die Pfeiltasten oben rechts und links, um einen früheren oder späteren Monat auszuwählen. Alternativ können Sie auf den Monat oder das Jahr klicken, um eine Übersicht zu erhalten, in der Sie das Zieldatum auswählen können. Sie können in der Jahresansicht scrollen, um frühere und spätere Jahre angezeigt zu bekommen. Vergangene Jahre können nicht angeklickt werden. Mit einem Klick auf das kleine “Kalendersymbol” schließt sich diese Ansicht wieder.
Klicken Sie auf die Stunden und Minuten der Uhrzeit, um in einer Übersicht die entsprechende Uhrzeit auszuwählen. Alternativ können Sie auf die grauen Linien über und unter der Uhrzeit klicken, um jeweils eine frühere oder spätere Stunde und fünf Minuten früher oder später einzustellen. Sobald Sie den Zeitpunkt final eingestellt haben, klicken Sie auf “Auswählen”. Das Datum erscheint dann in dem Feld mit der “Uhr”. Klicken Sie auf das “Mülleimer-Symbol” rechts, um die vorgeplante Uhrzeit wieder zu löschen; es wird dann keine automatisierte E-Mail verschickt.

Der Button “Einladung senden” oben rechts ist ausgegraut, bis Sie den*die Kandidat*in angelegt und gespeichert haben. Danach können Sie auch über diesen Button eine Einladung an den*die Kandidat*in (erneut) senden. Mehr dazu erfahren Sie unter “Kandidat*innen bearbeiten”.

Um den*die Kandidat*in anzulegen, klicken Sie entweder auf “Speichern”, um im Anschluss automatisch zurück zur Übersicht zu gelangen oder klicken Sie auf “Speichern & Neu”, um direkt eine*n weitere*n Kandidat*in anzulegen. Klicken Sie auf “Abbrechen”, um Ihre Änderungen zu verwerfen.

1. Zunächst sehen Sie die “Voraussetzungen”, die Sie erfüllen müssen, um Kandidat*innen importieren zu können.  
   
2. Im Feld darunter können Sie Dateien in den Formaten .csv, .xlsx und .ods durch Klicken auf “Datei hinzufügen” oder per Drag&Drop in das vorgesehene Feld hinzufügen.
   
3. Rechts daneben wählen Sie “CSV Trennzeichen”, die “Spalte für Vorname”, die “Spalte für Nachname”, die “Spalte für E-Mail”, die “Spalte für Sprache”,  die “Spalte für Geschlecht”, sowie die “Spalte für Geburtsdatum” in der Datei. 
   
4. Ihnen wird dann eine Vorschau der Kandidat*innen angezeigt, sodass Sie Ihre Eingaben direkt kontrollieren können. 
   

Allgemeine Informationen

Für die Demo-Kandidat*innen gelten dieselben Bearbeitungsoptionen. 

Kandidat*innen-Portal

Im Bereich “Kandidat*innen-Portal” sind die Felder “Zugangslink” und “Zugangscode” nun mit den kandidat*innenspezifischen Zugangsdaten ausgefüllt. Klicken Sie auf das “Kopier-Symbol” rechts, um die Zugangsdaten zu kopieren. Anstelle des “Kopier-Symbols” erscheint dann ein Häkchen. Mit Hilfe des Zugangslinks können sich die Kandidat*innen direkt in der Kandidat*innenoberfläche anmelden, ohne den Zugangscode eingeben zu müssen. Damit können die Kandidat*innen schon Zugriff auf die Kandidat*innenoberfläche erhalten, ohne dass vorab Dokumente geteilt werden müssen.

Unter “Einladungsmail planen” können Sie den vorab definierten Zeitpunkt einstellen, um die Einladungsmail automatisiert zu versenden. Sofern Sie bereits in der Kandidat*innen-Übersicht ein Datum eingestellt haben, wird dieses hier angezeigt. Sie können alternativ auch ein anderes Datum festlegen. Weitere Informationen zum Einstellen des Zeitpunkts finden Sie unter “Kandidat*innen anlegen”.

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Der Button “Einladung senden” ist nun anklickbar. Sie können direkt aus der Administrationsoberfläche heraus eine Einladungs-E-Mail für die Nutzung des Kandidat*innenportals verschicken. Dabei wird entweder die automatisierte E-Mail von Applysia oder die individuell hinterlegte Einladungsnachricht versendet (siehe “Planung: Nachrichten”).

Die E-Mail kann nur dann verschickt werden, wenn eine E-Mail-Adresse der Kandidat*innen hinterlegt ist.

Bestätigen Sie die Aktion im Pop-up-Fenster mit einem Klick auf “Einladung senden” oder klicken Sie auf “Abbrechen”.

Wenn Sie die Einladungs-E-Mail bereits einmal versendet haben und sich der*die Kandidat*in schon im Status “Eingeladen” befindet, können Sie hier “Einladung erneut senden” wählen.

Dateien

Außerdem können Sie kandidat*innen-spezifische “Dateien” hochladen. Diese können bis zu 200 MB groß sein und können folgende Formate haben: .docx, .pptx, PDF, PNG, JPEG, MOV und MP4. 

1. Klicken Sie rechts außen auf den Button “Dateien hinzufügen” und wählen dann die entsprechende Datei aus der Dateiansicht Ihres Computers 
   
2. fügen Sie eine Datei per Drag&Drop in das vorgesehene Feld ein. 

1. Die Reihenfolge der Dateien kann individuell per Drag&Drop verändert werden. Klicken Sie dazu auf die “6 Punkte” links neben dem Dateinamen und ziehen Sie diese an die gewünschte Stelle. Die Dateien werden dann auch in dieser bestimmten Reihenfolge in der Kandidat*innenoberfläche angezeigt, sofern sie mit den Kandidat*innen geteilt werden.
   
2. Wenn Sie mit dem Cursor über die hochgeladenen Dateien fahren, öffnet sich eine kleine Vorschau. Wenn Sie auf die Datei klicken, öffnet sich die Datei in einem Pop-up-Fenster. 
   
3. Klicken Sie auf den “Stift” neben einer Datei, um den Dateinamen zu ändern. 
   
4. Unter “Für Kandidat*innen” können Sie festlegen, ob Sie die Datei mit Ihren Kandidat*innen teilbar machen möchten. Standardmäßig werden die Dateien nicht geteilt, möchten Sie dies jedoch tun, können Sie das Häkchen bei “Für Kandidat*innen” setzen. Die Datei ist dann teilbar und wird den Kandidat*innen in der Kandidat*innenoberfläche angezeigt (ist aber noch nicht zu öffnen). 
   
5. Sie können durch weitere Häkchen bei “Downloadbar” und “Text auswählbar?” entscheiden, ob Kandidat*innen die Datei downloaden können und ob der Text des Dokuments für sie auswählbar ist. Dadurch können Sie geistiges Eigentum schützen.
   
6. Wenn Sie auf die “3 Punkte” rechts außen klicken, können Sie die Datei unter “Download” herunterladen oder “löschen”. Sofern es sich bei der hochgeladenen Datei um ein .docx oder .pptx Dokument handelt, erscheint hier ein weiterer Menüpunkt “In Word [PowerPoint] bearbeiten”. Mit einem Klick darauf öffnen Sie die Datei in der Office Anwendung auf Ihrem Computer und Sie können beliebige Änderungen vornehmen. Sobald Sie die Änderungen in der Office Anwendung speichern, werden diese automatisch auch in der hinterlegten Datei in der Administrationsoberfläche aktualisiert. Weitere Informationen zum Bearbeiten von .docx und .pptx Dateien direkt aus der Administrationsoberfläche finden Sie hier. 

Dieselben Navigationsoptionen, die unter “Dateien” beschrieben sind, können Sie 1:1 auch bei den Ergebnisberichten der Kandidat*innen anwenden. Die Ergebnisberichte sind standardmäßig nicht mit den Kandidat*innen geteilt.

Beachten Sie, dass Sie dazu für jede*n Kandidat*in einzeln die Freigabe der Ergebnisberichte in der Administrationsoberfläche aktivieren müssen, wenn Sie diese für alle Kandidat*innen in der Kandidat*innenoberfläche freigeben möchten. 

Die Ergebnisberichte stehen in der Kandidat*innenoberfläche nur als PDF-Dateien zur Verfügung. Berücksichtigen Sie, dass es bei den PDF-Dateien zu Darstellungsänderungen kommen kann.

Tests

1. Um Tests für den*die jeweilige*n Kandidat*in (und nicht für alle Kandidat*innen gleichzeitig) zu erstellen, klicken Sie auf den Button “Test hinzufügen”. 
   
2. Es öffnet sich ein Pop-Up Fenster, in dem Sie die Test-Details (Norm, Skala, etc.) auswählen. Außerdem wählen Sie die Art des Reports und entscheiden über die Freigabe der Ergebnisberichte für den*die Kandidat*in in der Kandidat*innenoberfläche. 
   
3. Nach dem Hinzufügen können Sie die erstellten Tests sowie den jeweiligen Link und den Bearbeitungsstatus sehen. Den Link können Sie hier direkt kopieren. Der Status der Tests kann Ihnen in vier verschiedenen Bearbeitungszuständen angezeigt werden. Sofern der Test noch nicht von dem*der Kandidat*in begonnen wurde, sehen Sie den Status “Wartet auf Bearbeitung” in grau hinterlegt und mit einem "Uhr-Icon". Tests, die der*die Kandidat*in bereits angefangen hat, befinden sich im Status “Gestartet” und werden in blau mit einem “Play-Icon” angezeigt. Erfolgreich beendete Tests sehen Sie in grün hinterlegt mit einem “Häkchen” und dem Status “Abgeschlossen”. Tests, die die Kandidat*innen abgebrochen haben, befinden sich im Status “Abgebrochen” und sind in orange und mit einem durchgestrichenen Kreis gekennzeichnet. Zusätzlich wird Ihnen neben den verschiedenen Bearbeitungszuständen auch die Anzahl der Tests in dem jeweiligen Status im Verhältnis zu allen Tests, die einem*r Kandidat*in zugeordnet wurden, angezeigt. 
   
4. Sobald die Bearbeitung abgeschlossen ist und ein Ergebnisbericht vorliegt, kann dieser angesehen und heruntergeladen werden. 

Kund*innen, die die Testintegrationen (noch) nicht nutzen, werden mit einem Klick auf den Button “Test hinzufügen” auf die Applysia Website weitergeleitet und erhalten hier weitere Informationen über das Angebot der Testintegrationen.