Kandidat*innen
Relevant für: Organisationsadministrator*innen, Administrator*innen (siehe "Nutzer*innen-Rollen im Cockpit")Sie haben ein Assessment ausgewählt, um es zu bearbeiten und befinden sich links im Navigationsmenü unter “Kandidat*innen”.
Hier können Sie bereits angelegte Kandidat*innen sehen, bearbeiten und löschen sowie neue Kandidat*innen zu Ihrem Assessment hinzufügen. Die Zahl im Navigationsmenü zeigt Ihnen an, wie viele Kandidat*innen bereits angelegt wurden.
Sie können Ihre bereits angelegten Kandidat*innen durch Klicken auf die Überschriften "Vorname", “Nachname” und “Email” nach diesen Kategorien auf- oder absteigend sortieren. Standardmäßig sind die Kandidat*innen nach Erstellungsdatum sortiert. Außerdem sehen Sie den Status der hinzugefügten “Tests” und welche und wie viele und welche kandidat*innen-spezifischen“Dateien” hinzugefügt wurden.
Durch Klicken auf “Tests hinzufügen”, können Sie für alle Kandidat*innen gleichzeitig Tests erstellen, die über Integrationen wie z.B. Hogrefe verfügbar sind (siehe “Kandidat*innen bearbeiten”).
Unter “Kandidat*innen importieren” können sie mehrere Kandidaten gleichzeitig aus einer Liste importieren und erstellen (siehe “Kandidat*innen anlegen”).
Unter “Neue*r Kandidat*in” können Sie manuell einzelne Kandidat*innen hinzufügen (siehe “Kandidat*innen anlegen”).
Bei vielen Kandidat*innen kann es sein, dass der*die gewünschte Kandidat*in nicht auf der ersten Seite zu finden ist. Sie können durch Klicken auf “Weiter” oder auf die “Seitenzahlen” am Ende der Seite zwischen den Seiten wechseln.
Kandidat*innen anlegen
Beim Anlegen neuer Kandidat*innen haben Sie zwei Möglichkeiten: Sie können Kandidat*innen manuell hinzufügen oder einfach eine Liste dieser als CSV, Excel-Datei, etc. importieren.
Um Kandidat*innen manuell anzulegen, klicken Sie oben rechtes auf “Neue*r Kandidat*in”.
Es öffnet sich eine neue Seite “Create Candidate” mit verschiedenen Optionen:
- Unter “Vorname” und “Nachname” können sie den Namen des*der Kandidat*in eintragen.
- Unter “Geschlecht” und “Geburtsdatum” können Sie sie jeweiligen Daten über den*die Bewerber*in eintragen.
- Unter “Email” können Sie die Email-Adresse des*der Kandidat*in hinterlegen (optional).
Die E-Mail wird bei dem erstmaligem Teilen automatisch versendet. Sein Sie dementsprechend vorsichtig mit der Nutzung dieser Funktion und testen Sie diese nicht einfach aus, sondern teilen Sie Dokumente nur, wenn der*die Kandidat*in auch tatsächlich schon Zugriff erhalten soll.
- Darunter können Sie eine individuelle Farbe für den*die Kandidat*in auswählen, die dann während des gesamten Assessments nur für den*die Kandidat*in verwendet wird (z.B. für die geplanten Übungen im Scheduler und die Bewertungen in den Übungen). Klicken Sie dazu auf “Auswählen” und die gewünschte Farbe.
- Um Ihre*n Kandidat*in anzulegen, klicken Sie entweder auf “Speichern”, um im Anschluss automatisch zurück zur Übersicht zu gelangen oder klicken auf den “Pfeil” und anschließend auf “Speichern & Neu”, um direkt eine*n weitere*n Kandidat*in anzulegen.
- Zunächst sehen Sie die “Voraussetzungen”, die Sie erfüllen müssen, um Kandidat*innen importieren zu können.
- Im Feld darunter können Sie Dateien mit den Endungen .csv, .xlsx und .ods durch Klicken auf “Datei hochladen” oder per Drag&Drop in das vorgesehene Feld hinzufügen.
- Rechts daneben wählen Sie “CSV Trennzeichen”, die “Spalte für Vorname”, die “Spalte für Nachname”, die “Spalte für Geschlecht”, die “Spalte für Geburtsdatum” sowie “Spalte für E-mail” in der Datei.
- Ihnen wird dann eine Vorschau der Kandidat*innen angezeigt, sodass Sie Ihre Eingaben direkt kontrollieren können.
Kandidat*innen bearbeiten
Zum Bearbeiten von Kandidat*innen klicken Sie entweder auf den Namen der*des Kandidat*in oder auf die “3 Punkte” rechts außen und anschließend auf “Bearbeiten”. Es öffnet sich eine neue Seite.
Hier sehen Sie alle “Allgemeinen Informationen”, die Sie beim Anlegen der*des Kandidat*in eingegeben haben (siehe “Kandidat*innen anlegen”) und können diese verändern.
Außerdem können Sie kandidat*innen-spezifische “Dateien” hochladen. Diese können bis zu 10 MB groß sein und können folgende Formate haben: PDF, PNG, JPEG, MOV und MP4.
Um Dateien hochzuladen haben Sie mehrere Möglichkeiten:
- Klicken Sie rechts außen auf den Button “Upload”, und dann auf “Datei hochladen” oder
- fügen Sie eine Datei per Drag&Drop in das vorgesehene Feld ein.
Unter “Dokument” erscheinen alle Ihre hochgeladenen Dateien.
- Die Reihenfolge der Dateien kann individuell per Drag&Drop verändert werden. Klicken Sie dazu auf die “6 Punkte” links neben dem Dateinamen und ziehen Sie diese an die gewünschte Stelle. Die Dateien werden dann auch in dieser bestimmten Reihenfolge im Kandidat*innen-Portal angezeigt, sofern Sie mit den den Kandidat*innen geteilt werden.
- Wenn Sie mit dem Cursor über die hochgeladenen Dateien fahren, öffnet sich eine kleine Vorschau. Wenn Sie auf die Datei klicken, öffnet sich die Datei in einem Pop-up-Fenster.
- Klicken Sie auf den “Stift” neben einer Datei, um den Dateinamen zu ändern.
- Unter “Für Kandidat*innen” können Sie festlegen, ob Sie die Datei mit Ihren Kandidat*innen teilbar machen möchten. Standardmäßig werden die Dateien nicht geteilt, möchten Sie dies jedoch tun, können Sie das Häkchen bei “Für Kandidat*innen” setzen. Die Datei ist dann teilbar und wird den Kandidat*innen im Candidate Portal angezeigt (ist aber noch nicht zu öffnen).
- Sie können durch weitere Häkchen bei “Downloadbar” und “Text auswählbar?” entscheiden, ob Kandidat*innen die Datei downloaden können und ob der Text des Dokuments für sie auswählbar ist. Dadurch können Sie geistiges Eigentum schützen.
- Wenn Sie auf die “3 Punkte” rechts außen klicken, können Sie die Datei unter “Download” herunterladen oder “löschen”.
- Um Tests für den*die jeweilige*n Kandidat*in (und nicht für alle Kandidat*innen gleichzeitig) zu erstellen, klicken Sie auf den Button “Test hinzufügen”.
- Es öffnet sich ein Pop-Up Fenster, in dem Sie die Test-Details (Norm etc.) auswählen. Außerdem wählen Sie die Art des Reports und entscheiden über die Freigabe der Ergebnisberichte für den*die Kandidat*in im Candidate Portal.
- Nach dem Hinzufügen können Sie die erstellten Tests sowie den jeweiligen Link und den Bearbeitungs-Status sehen. Den Link können Sie hier direkt kopieren.
- Sobald die Bearbeitung abgeschlossen ist und ein Ergebnisbericht vorliegt, kann dieser angesehen und heruntergeladen werden.
Kandidat*innen löschen
Zum “Löschen” von Kandidat*innen klicken Sie in der Kandidat*innen-Übersicht rechts außen neben den Kandidat*innen auf die “3 Punkte” oder beim Bearbeiten der Kandidat*innen oben rechts auf den “Papierkorb”. Es öffnet sich ein Pop-up Fenster, in welchem Sie den Namen des*der zu löschenden Kandidat*in eingeben und auf “Bestätigen” klicken müssen, bevor der*die Kandidat*in wirklich gelöscht wird. Sie können auch “Abbrechen” klicken und zurück zur Übersicht gelangen.
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