Planung: Nachrichten

Planung: Nachrichten

NotesRelevant für: Workspace-Owner*innen, Administrator*innen (siehe "Nutzer*innen-Rollen")

Sie haben ein Assessment ausgewählt, um es zu bearbeiten und befinden sich links im Navigationsmenü unter "Planung" - "Nachrichten". 
Unter "Nachrichten" können Sie individualisierte Einladungs-E-Mails zur Nutzung von Applysia und anpassbare Willkommensnachrichten für das Kandidat*innen-Portal hinterlegen.


Einladungs-E-Mail an Kandidat*innen individualisieren

Aktivieren Sie die Funktion "Einladungs-E-Mail an Kandidat*innen individualisieren" mit einem Klick auf den Schieberegler rechts. Die Einladungs-E-Mails werden bei der ersten Freigabe von Dokumenten aus der Beobachtungsoberfläche oder wenn Sie die E-Mails aus der Administrationsoberfläche heraus verschicken versendet (siehe "Kandidat*innen anlegen").  

Standardmäßig ist diese Funktion deaktiviert. Die Kandidat*innen erhalten dann eine von Applysia automatisch generierte Einladungs-E-Mail. 


In den Feldern "Titel" und "Text" können Sie Ihre individuellen Einladungstexte hinterlegen. Der Text kann alternativ mit KI erstellt werden. Klicken Sie dazu auf den blau hinterlegten Button "Generieren" im unteren Bereich des Eingabefeldes.

Info
Die Textgenerierung mit KI kann nur erfolgen, wenn in den Workspace Einstellungen die KI-Features aktiviert sind. Weitere Informationen dazu finden Sie hier. 

Standardmäßig sehen Sie zunächst den Menüpunkt auf "Deutsch". Klicken Sie auf "Englisch", um individuelle Einladungstexte auch auf englischer Sprache zu hinterlegen.

Info
Sofern Sie nicht beide Bausteine (Titel und Text) anpassen, werden die fehlenden Inhalte mit den automatisierten Texten aus der Standard-E-Mail von Applysia an die Kandidat*innen versendet. 

Außerdem können Sie zur Individualisierung der Einladungs-E-Mails Platzhalter benutzen. 

InfoDiese Platzhalter werden auch für die Erstellung automatisierter Reports genutzt. Mehr dazu erfahren Sie hier.

Für die Einladungs-E-Mails der Kandidat*innen stehen Ihnen die folgenden Platzhalter zur Verfügung: 

Platzhalter
Beschreibung
{cand_first_name}
Kandidat*innen Vorname
{cand_last_name}
Kandidat*innen Nachname
{cand_full_name}
Kandidat*innen Name (1 Vorname, 2 Nachname)
{ac_position}
Position des Assessments
{ac_name}
Name des Assessments
{ac_organisation}
Organisation des Assessments
{ac_start_date}
Startdatum des Assessments (Format des*der Nutzer*in)
{ac_end_date}

Enddatum des Assessments (Format des*der Nutzer*in)
{ac_start_time} 
Startzeit des Assessments
Info
Die Uhrzeit wird im Format HH:mm angezeigt. Die Zeitzone aus der Administrationsoberfläche wird am Ende angehängt, z. B. 13:00 CET.
{ac_end_time}
Endzeit des Assessments
Info
Die Uhrzeit wird im Format HH:mm angezeigt. Die Zeitzone aus der Administrationsoberfläche wird am Ende angehängt, z. B. 13:00 CET.
{cand_access_code}
Zugangscode des*der Kandidat*in für das Kandidat*innen-Portal

Diese werden dann mit den Kandidat*innen und Assessment spezifischen Informationen befüllt. 

Nachdem Sie die E-Mails individualisiert haben, können Sie eine Test-E-Mail versenden, um den Inhalt der E-Mail zu überprüfen, bevor diese an die Kandidat*innen verschickt wird. Klicken Sie dazu auf den Button "Test-Mail an sich selbst senden" unten links.
Die E-Mail wird dann an den*die aktuelle User*in verschickt, inklusive des angepassten Namens. Für die Platzhalter werden die Informationen des*der User*in und aus dem aktuellen Assessment eingesetzt.
Es erscheint eine kurze Ladeanimation und dann der Hinweis "Test-Mail gesendet" mit einem Häkchen.

Info
Das Speichern der Änderungen erfolgt automatisch. Eine erfolgreiche automatische Speicherung erkennen Sie an der kleinen Hinweismeldung "Aktualisiert", die kurz unten rechts eingeblendet wird.

Beim Duplizieren eines Assessments werden auch die individualisierten Kandidat*innen-Einladungen übernommen. 

Sofern sich das Assessment bereits im Status "Abgeschlossen" befindet, können Sie keine Einladungs-E-Mails mehr versenden und die Vorlage kann nicht mehr bearbeitet werden.


Willkommensnachricht im Kandidat*innen-Portal individualisieren

Aktivieren Sie die Funktion "Willkommensnachricht im Kandidat*innen-Portal individualisieren" mit einem Klick auf den Schieberegler rechts.
Standardmäßig ist diese Funktion deaktiviert. Wenn keine individualisierten Eingaben gemacht werden, sehen die Kandidat*innen nach dem Login einen allgemeinen Text.

In den Feldern "Betreff" und "Text" können Sie Ihre Einladungstexte hinterlegen. Auch hier können Sie sich den Text mithilfe von KI generieren lassen.

Für die Willkommensnachricht können Sie dieselben Platzhalter nutzen, die auch zum Erstellen der individualisierten Einladungs-E-Mails genutzt werden (siehe "Nachrichten"). Der Platzhalter für den Zugangscode steht hier nicht zur Verfügung, da die Kandidat*innen bereits eingeloggt sind. 

Info
Beim Duplizieren eines Assessments werden auch die individualisierten Willkommensnachrichten übernommen. 

Weitere Informationen zur Darstellung der Willkommensnachricht im Kandidat*innen-Portal finden Sie hier.