Benutzer*innen hinzufügen

Relevant für: Organisationsadministrator*innen, Administrator*innen (siehe "Nutzer*innen-Rollen im Cockpit")

Um eine*n neue*n Benutzer*in einzuladen, klicken Sie oben in der Kopfzeile auf "Benutzer*innen" und anschließend in der Übersicht der Benutzer*innen rechts oben auf den Button "Benutzer*in einladen". 

Es öffnet sich eine neue Seite "Benutzer*in einladen" mit verschiedenen Optionen.

Neue Benutzer*innen können alternativ auch direkt aus einem Assessment heraus hinzugefügt werden, das Sie gerade bearbeiten. Weitere Informationen dazu finden Sie unter “Beobachter*innen”. 

Unter “Profil” können Sie den Vor- und Nachnamen sowie die Email Adresse eingeben. 

Unter “Lokalisierung” können Sie die Sprache und die Zeitzone anpassen. 

Unter “Rollen” können Sie auswählen, welche Rolle(n) die*der Benutzer*in haben soll. Der*m Benutzer*in sollte außerdem mindestens eine Rolle durch Abhaken der Kästchen zugewiesen werden. Hier können sie zwischen Workspace Administrator*in, Administrator*in und Beobachter*in wählen. Mehr zu den verschiedenen Rollen und den damit einhergehenden Rechten finden Sie unter “Nutzer*innen-Rollen”. 

Unter “Organisationszugriff” können Sie dem*der Benutzer*in Zugriff auf private Organisationen zuweisen. 

Private Organisationen sind nur für die Benutzer*innen sichtbar, die Zugriff darauf haben. Öffentliche Organisationen sind für alle Administrator*innen sichtbar. Weitere Informationen zu den Zugriffseinstellungen der Organisationen finden Sie hier.

Bitte beachten Sie, dass Sie dem*der Benutzer*in nur dann private Organisationen zuweisen können, wenn Sie dem*der Benutzer*in auch die Rolle Administrator*in zugeordnet haben. Beobachter*innen können keinen Organisationen zugewiesen werden. Auch Workspace Administrator*innen können keinen Organisationen zugewiesen werden. Workspace Administrator*innen können die Organisationen zwar verwalten, aber haben keinen Zugriff auf die spezifischen Verfahren. Damit eine Zuordnung zu einer Organisation vorgenommen werden kann, muss der*die Benutzer*in daher die Rolle “Administrator*in” haben.

Um den Organisationszugriff einzustellen, klicken Sie in Feld rechts unter “Privater Organisationszugriff”. Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier können Sie alle privaten Organisationen auswählen, auf die der*die Benutzer*in Zugriff haben soll. Klicken Sie dazu in das Kästchen links neben dem Namen der Organisation. Klicken Sie erneut in das Kästchen, um die Auswahl wieder aufzuheben. Klicken Sie oben links auf “Auswählen”, um alle Organisationen auszuwählen. Mit einem Klick auf “Zurücksetzen”, setzen Sie Ihre Auswahl zurück und es sind keine Organisationen mehr ausgewählt. Mithilfe des Suchfeldes können Sie auch nach dem Namen einer bestimmten Organisation suchen. Klicken Sie auf “Anwenden”, um Ihre Einstellungen und den Organisationszugriff zu übernehmen oder klicken Sie auf “Abbrechen”.

Um die*den Benutzer*in hinzuzufügen und Ihre Eingaben zu speichern klicken Sie unten auf “Benutzer*in einladen”. Die*der Benutzer*in bekommt dann per Mail eine Benachrichtigung über die Einladung zur Nutzung von Applysia.

Der*die Benutzer*in kann dem Link in der Einladungs-E-Mail unter “Einladung annehmen” folgen und wird dann zur Applysia Software weitergeleitet, um hier seinen*ihren Account zu erstellen. Dazu ist die Vergabe eines Passworts nötig. Erst danach kann sich der*die neue Benutzer*in einloggen.

Um sich in die App einloggen zu können, muss Ihnen vorher im Cockpit die Rolle „Beobachter*in“ zugewiesen werden. Die Rollen als Workspace Administrator*in oder als Administrator*in reichen dafür nicht aus. 

Um sich in das Cockpit einloggen zu können, müssen Ihnen vorher die Rollen “Workspace Administrator*in” oder “Administrator*in” zugewiesen werden. Die Rolle als Beobachter*in reicht nicht aus, um sich im Cockpit anzumelden.

Wenn Sie die*den Benutzer*in hinzufügen, aber keine Einladungs-Mail schicken wollen, klicken Sie auf den “Pfeil” neben “Benutzer*in einladen” und anschließend auf “ohne Einladung erstellen”. 

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