Zeitplan
Relevant für: Organisationsadministrator*innen, Administrator*innen (siehe "Nutzer*innen-Rollen im Cockpit")Hier können Sie einen Ablaufplan als Datei für Ihr Assessment hochladen. Wenn Sie die Funktion “Scheduler” aktiviert haben, haben Sie die Möglichkeit, individuelle und interaktive Zeitpläne für Ihre Beobachter*innen zu erstellen sowie pro Übung Lead-Beobachter*innen festzulegen.
Ablaufplan (Datei)
Um einen Ablaufplan als Datei (PDF, PNG, JPG) hochzuladen, haben Sie zwei Möglichkeiten. Klicken Sie entweder auf “Datei hochladen” oder fügen Sie eine Datei per Drag&Drop in das vorgesehene Feld ein. Klicken Sie anschließend auf “Speichern”.
Wenn Sie den Cursor über das Vorschau-Feld bewegen, werden in der Mitte ein “x” und “3 Punkte” angezeigt.
- Klicken Sie auf das “x”, um die hochgeladene Datei zu löschen.
- Klicken Sie auf die “3 Punkte”, damit sich eine Vorschau des Ablaufplans in einem Pop-Up-Fenster öffnet. Von hier aus können Sie die Datei unter anderem ausdrucken, herunterladen und in einem neuen Tab öffnen.
Diesen Ablaufplan können Sie nicht mit Ihren Kandidat*innen teilen. Möchte Sie Dokumente teilbar machen, laden Sie diese wie unter “Kompetenzmodell” oder unter "Kandidat*innen” beschrieben hoch.
Scheduler (interaktiver Zeitplan)
Um den Scheduler verwenden zu können, müssen Sie beim Anlegen des Assessments oder im Nachhinein beim Bearbeiten unter “Funktionen” den Scheduler aktivieren. Mehr Informationen dazu finden Sie in den Artikeln “Assessments anlegen” und “Funktionen”.
Außerdem sollten Sie, bevor Sie mit der Planung des Ablaufs beginnen können, Ihrem Assessment zunächst alle Beobachter*innen zuordnen, ein Kompetenzmodell anlegen bzw. zuordnen und alle Kandidat*innen anlegen. Haben Sie dies nicht (ausreichend) gemacht, sehen Sie unter “Zeitplan” einen Hinweis dazu.
Haben Sie alle Vorbereitungen getroffen, können Sie mit der Erstellung des individuellen Zeitplans beginnen.
Zunächst können Sie Ihren Arbeitsbereich individuell anpassen: Verschieben Sie dazu die zwei etwas dickeren grauen Linien nach rechts oder nach links, um mehr oder weniger Platz in den einzelnen Bereichen zu haben. Sie können außerdem mit dem Zoom den mittleren Bereich vergrößern oder verkleinern, sodass Ihnen mehr oder weniger Tageszeiten auf einmal angezeigt werden. Oben können Sie auch noch das gewünschte Datum auswählen, falls das über mehrere Tage geht.
Auf der rechten Seite sehen Sie den Pool an bisher ungeplanten Übungen.
- Mit dem Feld neben “Gruppieren”, können Sie sich die Übungen nach Aufgabe oder nach Kandidat*innen gruppiert anzeigen lassen. Um Ihre Auswahl wieder zu löschen, klicken Sie auf das “x”.
- Mit der Funktion “Sortieren” können Sie durch Klicken auf das erscheinende Sortiersymbol neben den Überschriften, die Kandidat*innen, die Aufgaben oder die Dauer der Aufgaben alphabetisch auf- oder absteigend sortieren. Sie erkennen an einem kleinen “Pfeil” in welcher Spalte welche Sortierung eingestellt ist.
In der Mitte finden Sie Ihren Arbeitsbereich bzw. die individuellen Zeitpläne der Beobachter*innen. Der Zeitplan umfasst den Zeitraum, den Sie beim Anlegen bzw. beim Bearbeiten des Assessments durch Start- bzw. Enddatum angegeben haben (siehe “Assessments anlegen”).
- Um eine Übung im Zeitplan zu planen, ziehen Sie sie per Drag&Drop von rechts nach links in die Spalte eines*einer Beobachter*in, sie wird dann dem*der entsprechenden Beobachter*in zugeordnet. Solange Sie die Übung noch nicht platziert haben und sie über den Bereich bewegen, wird Ihnen die genaue Start- und Endzeit angezeigt.
- Lässt sich eine Übung nicht platzieren, bzw. erscheint eine Fehlermeldung, dann liegt eine zeitliche Überschneidung entweder für den*die Kandidat*in oder den*die Beobachter*in vor. Platzieren Sie diese Übung dann an anderer Stelle in Ihrem Zeitplan.
- Wenn Sie den Cursor über zugeordnete Übungen bewegen, wird Ihnen der Name der Übung und der Kandidat*innen sowie die zugeordneten Beobachter*innen und der*die festgelegte Lead Beobachter*in angezeigt.
- Um die Zuordnung eines*r Beobachter*in zu einer Übung aufzuheben haben Sie zwei Möglichkeiten. Machen Sie einen Rechtsklick auf die Übung und wählen "Zuordnung aufheben" oder markieren die Übung und drücken die "Entf" Taste oder beim Mac die Tasten “Fn” und “Löschen”.
- Sie können eine Gruppenübung erstellen und Übungen mehreren Kandidat*innen zuordnen, indem Sie eine Übung per Drag&Drop auf eine andere Übung ziehen (selbe Übung, unterschiedliche Kandidat*innen). Alternativ können Sie diese auch manuell in der Detailansicht hinzufügen.
- Außerdem können mehrere Übungen gleichzeitig markiert und verschoben werden. Dazu halten Sie entweder die Tasten CMD/STRG gedrückt und klicken auf die Übungen, oder Sie klicken und ziehen eine Markierung über mehreren Übungen auf.
Um die Detailansicht eine bereits zugeordneten Übung in der Mitte zu öffnen, machen Sie einen Doppelklick oder einem Rechtsklick darauf und klicken auf “Ereignis bearbeiten”:
- Hier können Sie unter "Beobachter*innen" zusätzliche Beobachter*innen für die betreffende Übung zuweisen oder bereits zugewiesene Beobachter*innen wieder löschen. Die jeweilige Übung erscheint im Anschluss automatisch auch in der Spalte des*der neu zugewiesenen Beobachter*in.
- Unter “Kandidat*innen” können Gruppenübungen erstellt werden, indem einer Übung mehrere Kandidat*innen zugeordnet werden. Klicken Sie dazu auf den Pfeil und wählen die gewünschten Kandidat*innen aus oder ab.
- Sie können unter “Lead” einzelnen Beobachter*innen für die jeweilige Übung die Rolle des*der Lead Beobachter*in zuweisen oder durch klicken auf “x” wieder entziehen. Mehr Informationen zu der Rolle finden Sie unten unter “Lead Beobachter*in”.
- Im Feld “Raum” können Sie Räume und/ oder Meeting-Links hinterlegen. Diese werden dann in der App hinter dem “Info-i” an der entsprechenden Übung angezeigt.
- Unter “Start” können Sie manuell die Startzeit anpassen, unter “Ende” sehen Sie die automatisch mit angepasste Endzeit der jeweiligen Übung.
- Klicken Sie auf “Speichern” zum Sichern Ihrer Änderungen, auf “Löschen” um die Übung und sämtliche Zuordnungen zu löschen und die Übung aus dem Arbeitsbereich zurück in den rechten Bereich der ungeplanten Übungen zu verschieben, oder auf “Abbrechen” um Ihre Änderungen zu verwerfen.
Lead Beobachter*in
Die Rolle des*der Lead Beobachter*in unterscheidet sich von einem*r regulären Beobachter*in dadurch, dass der*die Lead Beobachter*in in der Übung die Bewertungen aller Beobachter*innen konsolidieren kann. Dies gilt nur für den*die Lead Beobachter*in.
Welche*r Beobachter*in Lead ist, erkennt man am Symbol oben rechts in der zugeordneten Übung. Wenn es keinen Lead gibt, dann befindet sich an gleicher Stelle ein Ausrufezeichen. Diese Kennzeichnung wird auch in der App im Ablaufplan angezeigt.
Dem*der ersten zugeordnete Beobachter*in ist wird automatisch die Lead-Rolle zugewiesen. Dies kann jedoch durch Doppelklick auf die Übung geändert werden.
Falls Sie die Zuordnung eines*r Beobachter*in zu einer Übung aufheben und der*die jeweilige Beobachter*in als Lead ausgewählt war, wird automatisch der*die nächste aufgeführte Beobachter*in als Lead zugeordnet. Ist kein*e weitere*r Beobachter*in zugeordnet, so wird die Übung aus dem Arbeitsbereich zurück in den rechten Bereich der ungeplanten Übungen verschoben.
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