Dokumente

Relevant für: Normale Beobachter*innen, Lead Beobachter*innen, Moderator*innen (siehe "Beobachter*innen-Rollen in der App")

Allgemein

Wenn Sie in der unteren Zeile auf “Dokumente” klicken, erscheint eine Übersicht über alle hinterlegten und für Sie einsehbaren Dokumente. Diese sind nach Übung und nach Kandidat*in sortiert. 

Sie können beispielsweise übungsbezogene Dokumente wie Interviewleitfäden oder Übungsbeschreibungen sehen, aber auch kandidat*innen-bezogene Dokumente wie Lebensläufe und sonstige Bewerbungsunterlagen.  

Klicken Sie auf die Dokumente, um sie im linken Fenster zu öffnen. Hier können dann 

1. zu Lesezeichen navigiert, 
2. Wort-Suchen durchgeführt und 
3. Dokumente für Kandidat*innen freigegeben werden.  
   

Um zurück zur Dokumenten-Übersicht zu gelangen klicken Sie auf das “Aufzählungs-Symbol” links neben dem Dokumentennamen. 

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Dokumente freigeben

Um Dokumente für Kandidat*innen freizugeben, haben Sie zwei verschiedene Optionen:

1. Wählen Sie in der Assessment-Übersicht unter “Kandidat*innen” den*die gewünschte*n Kandidat*in aus und klicken Sie auf das “Ordner-Symbol”. Auf einer neuen Seite werden Ihnen alle verfügbaren Dokumente angezeigt. 
   
2. Sofern Sie sich auf der “Assessieren Seite” einer Übung befinden, wählen Sie in der unteren Leiste “Dokumente” aus. Auf einer neuen Seite werden Ihnen alle verfügbaren Dokumente angezeigt.
   

Falls Sie sich in einer Gruppenübung befinden, werden Ihnen hier die verfügbaren Dokumente für jede*n Kandidat*in einzeln angezeigt. 

Falls Sie zuvor im Cockpit übungsspezifische Dokumente hinterlegt haben, werden Ihnen diese zusätzlich zu den bewerber*innen-spezifischen Dokumenten hier angezeigt. Mehr Informationen darüber, wie Sie übungsspezifische Dokumente im Cockpit hochladen können, erfahren Sie hier.

Sie können jetzt ein Dokument oder mehrere Dokumente gleichzeitig teilen, indem Sie oben rechts auf “Freigeben” klicken und die gewünschten Dokumente auswählen. 

Falls Sie alle verfügbaren Dokumente mit dem*der Kandidat*in teilen möchten, klicken Sie das Feld neben dem Namen des*der Kandidat*in an und es werden alle Dateien für die Freigabe ausgewählt. 

Sofern Sie auch (alle) übungsspezifischen Dokumente für die Kandidat*innen freigeben möchten, wählen Sie das Feld neben dem Namen der Übung für eine gleichzeitige Auswahl aller Dokumente oder wählen Sie die Dateien durch das Setzen von Häkchen einzeln aus. 

Bestätigen Sie dann Ihre Auswahl, indem Sie auf den "Freigeben-Button" unten rechts klicken. Es öffnet sich ein Pop-Up Fenster. Hier können Sie

1. Startdatum und Startzeit festlegen sowie
   
2. Enddatum und Endzeit einstellen;
   
3. bei der Freigabe von übungsspezifischen Dokumenten haben Sie zusätzlich die Möglichkeit die Kandidat*innen auszuwählen, mit denen die Dateien geteilt werden sollen. Bestätigen Sie Ihre Auswahl der Kandidat*innen mit “Ok” oder verwerfen Sie die Auswahl durch “Abbrechen”.
   

Bei kandidat*innen-spezifischen Dokumenten können Sie nur Start- und Endzeitpunkt festlegen, da diese Dateien nur mit der*dem spezifischen Kandidat*in geteilt werden können.Mit einem Klick auf “Bestätigen” unten rechts wird die Freigabe der Dokumente gestartet. Sie können Ihre Einstellungen mit einem Klick auf “Abbrechen” verwerfen.

Standardmäßig ist als Freigabe-Startdatum das aktuelle Datum eingestellt. Um das Datum zu ändern, klicken Sie in das Feld “Startdatum”, es öffnet sich ein neues Pop-Up Fenster, in dem Sie in der Kalenderansicht das gewünschte Datum auswählen können. 

Das Freigabedatum muss in der Zukunft liegen. 

Sie können genau wie oben beschrieben auch das Enddatum anpassen.

Standardmäßig ist als Freigabe-Startzeit die aktuelle Uhrzeit eingestellt. Um den Zeitpunkt zu ändern, klicken Sie in das Feld “Startzeit”, es öffnet sich ein neues Pop-Up Fenster, in dem Sie die Uhrzeit auswählen können. Klicken Sie auf die Stunden oder Minuten und bewegen Sie rechts auf der Uhr den Punkt im Kreis - nach links, um den Zeitraum zu verringern und nach rechts, um ihn zu verlängern. 

Der Freigabezeitpunkt muss in der Zukunft liegen. 

Sie können genau wie oben beschrieben auch den Endzeitpunkt verändern. 

Wenn Sie die Freigabedauer ausgewählt haben, klicken Sie unten rechts auf “Bestätigen”. Sie sehen dann wieder eine Übersicht über die Dokumente. Der Timer in der kandidat*innenspezifischen Farbe auf der rechten Seite zeigt an, welches Dokument mit der*dem Kandidat*in geteilt ist. Mit einem Klick auf den Timer öffnet sich ein Pop-Up Fenster. Sie sehen ab wann und wie lange das entsprechende Dokument freigegeben ist. 

Sobald das Dokument geteilt wurde, bekommt der*die Kandidat*in automatisch eine E-Mail mit einem Link und einem Code an die E-Mail-Adresse, die im Cockpit hinterlegt wurde und kann das freigegebene Dokument im Candidate Portal einsehen und ggf. herunterladen. Mehr Informationen zum Candidate Portal finden Sie hier. 

Die E-Mail wird beim erstmaligen Teilen automatisch versendet. Teilen Sie Dokumente also nur, wenn der*die Kandidat*in auch tatsächlich schon Zugriff erhalten soll.

Um die Freigabe zu beenden, klicken Sie auf den Timer neben dem entsprechenden Dokument. In dem neuen Pop-Up Fenster können Sie einfach rechts auf das rote “x” klicken und die Auswahl mit einem Klick auf den “Bestätigen Button” unten rechts genehmigen. So wird die Freigabe sofort beendet, auch vor Ablauf der eingestellten Freigabedauer.

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