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Relevant für: Normale Beobachter*innen, Lead Beobachter*innen, Moderator*innen (siehe "Beobachter*innen-Rollen in der App")

Allgemein

Wenn Sie in der unteren Zeile auf “Dokumente” klicken erscheint eine Übersicht über alle hinterlegten und für Sie einsehbaren Dokumente. Diese sind nach Übung und nach Kandidat*in sortiert. 
Sie können beispielsweise übungsbezogene Dokumente wie Interviewleitfäden oder Übungsbeschreibungen sehen, aber auch Kandidat*innen-bezogene Dokumente wie Lebensläufe und sonstige Bewerbungsunterlagen.  



Klicken Sie auf die Dokumente, um Sie im linken Fenster zu öffnen. Hier können dann 
  1. zu Lesezeichen navigiert, 
  2. Wort-Suchen durchgeführt und 
  3. Dokumente für Kandidat*innen freigegeben werden.  
Um zurück zur Dokumenten-Übersicht zu gelangen klicken Sie auf das “Aufzählungs-Symbol” links neben dem Dokumentennamen. 


Dokumente freigeben

Um ein Dokument für eine*n Kandidat*in freizugeben, öffnen Sie zunächst das gewünschte Dokument und klicken oben rechts auf "Teilen". Es öffnet sich ein Pop-Up Fenster. Hier können Sie
  1. den*die Kandidat*in auswählen, mit der*dem das Dokument geteilt werden soll sowie
  2. die Dauer der Freigabe und 
  3. der Zeitpunkt des Beginns der Freigabe einstellen. 
Die Freigabedauer ist standardmäßig auf 60 Minuten eingestellt. Diese können Sie ändern, indem Sie den farbigen Punkt im Kreis bewegen - nach links um den Zeitraum zu verringern und nach rechts um ihn zu verlängern. 

Standardmäßig ist als Freigabezeitpunkt die aktuelle Uhrzeit eingestellt. 
Um den Zeitpunkt zu ändern klicken Sie auf "Freigeben ab", es öffnet sich ein neues Pop-up Fenster, in welchem Sie die Uhrzeit auswählen können. Klicken Sie auf die Stunden oder Minuten und bewegen Sie rechts auf der Uhr den Punkt im Kreis. Alternativ können Sie unten links auf die Tastatur klicken und die Uhrzeit manuell eingeben. 
Der Freigabezeitpunkt muss in der Zukunft liegen.
Das Ende der Freigabe wird automatisch errechnet und ist unter “Freigegeben bis” zu sehen. 



Wenn Sie den Freigabezeitraum und -punkt festgelegt haben, klicken Sie unten rechts auf "Teilen". Sie sehen dann eine Übersicht darüber, mit welchen Kandidat*innen Sie das jeweilige Dokument geteilt haben, ab wann und wie lange.
Sobald das Dokument geteilt wurde, bekommt der*die Kandidat*in automatisch eine E-Mail mit einem Link und einem Code an die Email-Adresse, die im Cockpit hinterlegt wurde und kann das freigegebene Dokument im Candidate Portal einsehen und ggf. herunterladen. 
Die E-Mail wird beim erstmaligen Teilen automatisch versendet. Teilen Sie Dokumente also nur, wenn der*die Kandidat*in auch tatsächlich schon Zugriff erhalten soll.

Um die Freigabe zu beenden klicken Sie im Dokument auf “Teilen”, sodass sich die Übersicht über aktuelle Freigaben im jeweiligen Dokument öffnet. Hier können Sie einfach rechts auf das graue “x” klicken und so die Freigabe sofort beenden, auch vor Ablauf der eingestellten Freigabedauer. 



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