Beobachtungsoberfläche: Übersicht

Relevant für: Normale Beobachter*innen, Lead Beobachter*innen, Moderator*innen (siehe "Nutzer*innen-Rollen")

Auf der Startseite sehen Sie jetzt alle Assessments, denen Sie als Beobachter*in zugeordnet wurden. In der linken oberen Ecke sehen Sie das Workspace-Logo, das für den Workspace des Assessments eingestellt wurde. Die (in den Screenshots orangene) Akzentuierung erscheint bei Ihnen in der Farbe, die für den Workspace individuell festgelegt wurde.

Neben dem Logo sehen Sie die Buttons "Beobachtungsoberfläche" und "Beobachtungsoberfläche Beta". Der Button "Beobachtungsoberfläche" führt zur alten Ansicht der Beobachtungsoberfläche. Der Button "Beobachtungsoberfläche Beta" führt zur neuen und verbesserten Beobachtungsoberfläche. Diese befindet sich in der Entwicklung und ist jedoch bereits zugänglich. Dies ist durch den Zusatz "Beta" kenntlich gemacht.

Oben rechts auf der Übersichtsseite befindet sich der Hinweis auf aktuelle Updates. Dies ist ein Button. Hier finden Sie die dazugehörige Kommunikation.

In der rechten oberen Ecke wird Ihnen außerdem Ihr Name angezeigt. Wenn Sie auf ihren Namen klicken, können Sie im folgenden Menü wählen, ob sie sich ausloggen oder den Bereich "Einstellungen" öffnen möchten. Dort können Sie ihre persönlichen Einstellungen der Beobachtungsoberfläche anpassen.

Je nach Größe des Bildschirms werden die Informationen reduziert dargestellt. Bei geringerer Bildschirmbreite werden möglicherweise der Name auf die Initialen von Vor- und Nachname reduziert, die Buttons links oben zu den verschiedenen Versionen der Beobachtungsoberfläche entfernt und bei sehr kleiner Bildschirmbreite werden die Informationen rechts oben zu einem Drei-Strich-Menü zusammengefasst. Ein Klick darauf gibt Zugang zu allen genannten Bereichen und Informationen.

Einstellungen

Dem Menü auf der linken Seite können Sie entnehmen, dass Sie sich im Bereich "Account" befinden. Das erkennen Sie daran, dass die Schrift etwas dunkler dargestellt wird. Hier sehen Sie Informationen zu "Profil", "Darstellung", "Sicherheit" sowie "Privatsphäre".

Profil

Unter "Profil" können Sie Ihren Vor- und Nachnamen sowie Ihre E-Mail-Adresse ändern.

Darstellung

Unter "Darstellung" können Sie die Sprache (Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch und Niederländisch) sowie die Zeitzone mithilfe des Dropdown-Menüs anpassen.

Außerdem können Sie unter "Startansicht" auswählen, ob Sie nach dem Login in die Applysia Software standardmäßig zunächst in die "Beobachtungsoberfläche - Alte Ansicht" oder in die "Beobachtungsoberfläche Beta" weitergeleitet werden möchten. Wählen Sie die "Beobachtungsoberfläche Beta", wenn Sie hauptsächlich in der neuen und besseren Beobachtungsoberfläche arbeiten möchten.

Unter "Linkshänder-Modus" können Sie die Beobachtungsoberfläche in den Linkshänder-Modus schalten. Dies hat einen Einfluss darauf, auf welcher Seite das Feld für Notizen während des Assessierens zur Verfügung steht

Sicherheit

Unter "Sicherheit" können Sie ein neues Passwort vergeben. Dazu müssen Sie das bisherige Passwort, das neue Passwort sowie eine Passwortbestätigung des neuen Passwortes eingeben. Das Passwort muss mindestens acht Zeichen lang sein und aus Groß- und Kleinbuchstaben, mindestens einem Sonderzeichen und mindestens einer Zahl bestehen.

Privatsphäre

Unter "Privatsphäre" können Sie entscheiden, ob Sie Ihre Nutzungsdaten mit Applysia zur Verbesserung der Software teilen möchten. Nutzen Sie dazu den Schieberegler rechts, um die Produktanalyse ein- oder auszuschalten. Sie können von hier aus ebenfalls auf die Datenschutzerklärung zugreifen, indem Sie auf "Mehr erfahren" klicken.

Um die Änderungen zu bestätigen, klicken oben auf "Speichern".

Im linksseitigen Menü steht unter "Account" außerdem der Bereich "Sicherheit" zur Verfügung. Hier verwalten Sie Ihre Geräte für die Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) für zusätzliche Sicherheit. Diese dient dazu, die Sicherheit von Online-Konten sowie Daten auf Geräten deutlich zu erhöhen, indem sie unbefugten Zugriff verhindert, selbst wenn Passwörter gestohlen wurden. Mit der MFA wird immer ein zweiter, unabhängiger Faktor zusätzlich zum eigenen Passwort benötigt.

Über den farbigen Button oben rechts "Gerät hinzufügen" ergänzen Sie ein neues oder weitere Geräte zur Nutzung der MFA. Ein Klick auf diesen Button bringt Sie auf eine weitere Seite mit einer Erklärung zur Einrichtung sowie einem QR-Code. Hier können Sie mittels einer dafür vorgesehenen App wie Google Authenticator oder Microsoft Authenticator die MFA einrichten.

Eine Alternative zur MFA sind sogenannte Backup-Codes.

Beobachten

Während der Übergangsphase unserer alten Beobachtungsoberfläche zur neuen sehen Sie einen blau gefärbten Disclaimer:

Dies ist die neue und verbesserte Beobachtungsoberfläche. Bitte beachten Sie, dass die alte Ansicht nach dem 30. November 2026 eingestellt wird.

Dieser dient Ihrer Information zur Beta-Phase der neuen Beobachtungsoberfläche und hat keinerlei Auswirkung auf deren Anwendung.

Rechts neben der Überschrift "Beobachtungsoberfläche" sehen Sie ein Suchfeld. Mit Hilfe des Suchfeldes oben rechts können Sie alle Assessments nach Schlagwörtern durchsuchen, um das gewünschte Assessment zu finden. Der entsprechende Suchbegriff wird in den Ergebnissen hervorgehoben. Um die Suche wieder zu löschen, klicken Sie auf das "x" rechts im Suchfeld.

Rechts daneben sehen Sie den Button "Filter". Mit einem Klick darauf öffnet sich ein Pop-up-Fenster. Hier können Sie verschiedene Einstellungen vornehmen, um alle Assessments auf der Übersichtsseite nach bestimmten Kriterien zu filtern.

Dazu stehen Ihnen die folgenden Filteroptionen zur Verfügung:

Im Dropdown-Menü unter "Organisationen" können Sie eine oder mehrere Organisationen auswählen, um die Assessments entsprechend zu filtern. Standardmäßig ist keine spezifische Organisation ausgewählt, d. h. es werden die Assessments aller Ihnen zugeordneten Organisationen auf der Übersichtsseite angezeigt.
Mit einem Klick in das Kästchen links neben dem Namen der Organisation können Sie eine oder mehrere Organisationen auswählen, die in der gefilterten Assessment-Übersicht angezeigt werden sollen.

Die ausgewählte(n) Organisation(en) werden im Dropdown-Menü dann ganz oben angezeigt.

Klicken Sie erneut in das Kästchen, um die Auswahl wieder aufzuheben.
Alternativ können Sie alle Organisationen mit einem Klick auf "Auswählen" oben links auswählen. Klicken Sie auf "Zurücksetzen", um die Auswahl der gewünschten Organisationen rückgängig zu machen.
Klicken Sie auf "Anwenden", um Ihre Filter für die Organisationen zu speichern, oder auf "Abbrechen", um Ihre Änderungen zu verwerfen.

Mit einem Klick in das Feld unter "Zielpositionen" wird Ihnen im Dropdown-Menü eine Auflistung aller Zielpositionen, zu denen es Assessments gibt, angezeigt.
Die Auswahl der gewünschten Zielpositionen erfolgt genau so, wie oben unter "Organisation" beschrieben.
Unter "Zeitraum" können Sie ein Start- und Enddatum einstellen. Damit wählen Sie nur die Assessments aus, die innerhalb dieses Zeitraums stattfinden.

Ein Assessment wird in der gefilterten Ansicht aufgelistet, wenn das Anfangs- und/oder das Enddatum innerhalb des gewählten Zeitraums liegt.

Standardmäßig ist kein Zeitraum voreingestellt. Mit einem Klick in das linke oder rechte Feld können Sie das Start- und Enddatum auswählen.

Das früheste Datum, das Sie als Startzeitpunkt wählen können, ist das Datum des frühesten Assessments in Ihrem Workspace. Das späteste Datum, das Sie als Endzeitpunkt wählen können, ist das Datum des spätesten Assessments in Ihrem Workspace.
Felder, die nicht ausgewählt werden können (beispielsweise weil noch keine Assessments zu diesem Zeitpunkt vorliegen), sind ausgegraut und können nicht angeklickt werden.

Es öffnet sich eine Kalenderansicht, in der Sie Tag, Monat und Jahr anpassen können. Hier sehen Sie immer eine Übersicht über zwei Monate. Nutzen Sie die Pfeil-Symbole links und rechts oben, um einen früheren oder späteren Monat auszuwählen. Alternativ können Sie auf den Monat oder das Jahr klicken, um eine Monats- oder Jahresübersicht zu erhalten, aus der Sie das gewünschte Datum auswählen können. In der Jahresübersicht können Sie nach oben und unten scrollen, um eine frühere und spätere Auswahl einzusehen.
Mit einem Klick auf das kleine Kalendersymbol unten schließt sich diese Übersicht und sie befinden sich wieder auf der Kalenderansicht. Der von Ihnen gewählte Zeitraum wird in der Kalenderansicht farblich hinterlegt.
Alternativ haben Sie die Möglichkeit, die Zeitraum-Einstellungen auf der linken Seite zu nutzen. Hier können Sie zwischen "Dieser Monat", "Letzter Monat", "Dieses Jahr" und "Gesamte Zeit" wählen. Mit einem Klick auf die entsprechenden Felder wählen Sie den Zeitraum für die gewählte Filtereinstellung aus.
Klicken Sie auf den Button "Auswählen", um den eingestellten Zeitraum auszuwählen. Die gewählten Daten werden dann in den Feldern unter "Zeitraum" angezeigt.

Sie können die Assessments zusätzlich nach ihrem jeweiligen "Status" filtern. Dazu wählen Sie aus, in welchem Status sich die angezeigten Assessments befinden sollen. Standardmäßig werden die Assessments aus jedem Status angezeigt. Klicken Sie auf das Kästchen links neben dem entsprechenden Status, wenn Sie die Assessments in dem jeweiligen Status nicht angezeigt bekommen möchten.
Weitere Informationen zum "Assessment-Status" finden Sie hier.

Die Auswahl aller Filter ist optional. Sie können die Filtereinstellungen beliebig miteinander kombinieren. Nachdem Sie alle Filter wie gewünscht eingestellt haben, klicken Sie auf "Filtern", um die gefilterte Assessment-Übersicht zu erhalten oder auf "Abbrechen", um alle Filtereinstellungen zurückzusetzen.

Sofern Sie Filter eingestellt haben, sehen Sie oben eine neue Zeile mit einem "Zurücksetzen"-Button und den von Ihnen eingestellten Filtern. Mit einem Klick auf diesen Button können Sie alle Filter aufheben. Sie sehen dann wieder die ungefilterte Assessment-Übersicht. Alternativ können Sie auf das "x" rechts neben jedem einzelnen der eingestellten Filter klicken, um diese einzeln zu entfernen. Die Assessment-Übersicht aktualisiert sich automatisch.

Wenn Sie neben dem "Filter"-Button auf den Button "Heute" klicken, werden Ihnen alle Assessments angezeigt, die am entsprechenden Tag stattfinden.

Sie können Ihre bestehenden Assessments durch Klicken auf die Überschriften "Datum", "Name", "Organisation", "Zielposition" und "Status" nach diesen Kategorien auf- oder absteigend sortieren. Standardmäßig sind die Assessments nach Erstellungsdatum sortiert.

Assessment-Status

Die Assessments, die Ihnen angezeigt werden, können verschiedene Status haben. Der Status eines Assessments ist ganz rechts ersichtlich. Mögliche Status sind "Entwurf", "Aktiv" oder "Abgeschlossen". Assessments an denen Sie teilnehmen haben im Regelfall den Status "Aktiv". Unabhängig vom Status des Assessments können Sie dieses mit einem Klick öffnen.

Assessment im Entwurfsmodus

Wenn das Assessment von Ihrem*Ihrer Administrator*in noch nicht aktiviert wurde, finden Sie in der Zeile des entsprechenden Assessments "Entwurf" in grau hinterlegt.

Aktives Assessment

Wenn der*die Administrator*in das Assessment aktiviert hat, finden Sie in der Zeile des entsprechenden Assessments "Aktiv" in grün hinterlegt.

Abgeschlossenes Assessment

Wurde ein Assessment abgeschlossen, finden Sie in der Zeile des entsprechenden Assessments "Abgeschlossen" blau hinterlegt.

Erklärungen zu allen weiteren Funktionen finden Sie unter "Beobachtungsoberfläche".